Digital Workplace, ein Begriff, mit dem sicher jedes Unternehmen in den letzten Jahren in Kontakt gekommen ist – egal ob aus eigenem Antrieb oder aus der Not heraus. Was anfänglich komplex und eventuell auch einschüchternd klingen kann, ist eigentlich gar nicht so kompliziert und bietet Ihnen als Beschäftigte und Ihrem Unternehmen viele Vorteile.
Digital Workplace beschreibt die Verwendung digitaler Technologien im Arbeitsumfeld mit Tools wie Cloud-Lösungen, Kollaborationssoftware und Mobile-Geräte, die es Ihnen ermöglichen, von überall zu arbeiten und Zugang zu allen wichtigen Ressourcen zu haben. Dadurch fördert ein digitaler Arbeitsplatz die Zusammenarbeit und Effizienz, da die Kommunikation vereinfacht und gemeinsame Projekte von überall umgesetzt werden können. All das steigert nicht nur die Produktivität, sondern verbessert auch die Zufriedenheit.
Von einem solch einem Workplace profitieren nicht nur Unternehmen, welche sich bereits von Haus aus mit digitalen Prozessen beschäftigen, sondern auch klassische Branchen wie Finanzdienstleister oder Kanzleien. Dank einer Anpassung von Arbeitsmodellen und IT-Infrastrukturen können Mitarbeitende Beruf und Familie besser miteinander vereinbaren. Cloud Services wie TeamDrive ermöglichen eine sichere und zentralisierte Speicherung von Dokumenten und Dateien, die von jedem Ort und jederzeit zugänglich sind. Dadurch können Anwälte und Notare von zu Hause oder unterwegs auf wichtige Informationen und Dokumente zugreifen, ohne dass sie auf Büromaterialien angewiesen sind. Ausserdem können sie effektiv mit Kollegen und Mandanten zusammenarbeiten, indem sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Änderungen in Echtzeit überprüfen können. Dies führt zu einer verbesserten Effizienz und erhöhter Flexibilität im Arbeitsalltag.
Laut einer Xing-Umfrage in der Schweiz 2022 ist die Work-Life-Balance für Arbeitnehmende ein ebenso wichtiger Punkt im Vorstellungsgespräch wie der Lohn (73%). Der Ausgleich von Beruf und Alltag ist demnach kein Nischenthema mehr, sondern ein etablierter Trend, um den sich Arbeitgeber Gedanken machen müssen, weshalb er bereits in unseren Top 5 der Digital Workplace Trends 2021 vorkam.
Flexible Arbeitszeiten und -orte haben einen positiven Effekt auf die Work-Life-Balance und das Wohlbefinden der Arbeitnehmenden. Indem sie Zeit und Ort ihrer Arbeit selbst bestimmen können, haben sie mehr Kontrolle über ihren Alltag und können leichter ihre beruflichen und privaten Verpflichtungen in Einklang bringen. Dies führt zu reduziertem Stress und höherer Lebensqualität. Eine flexible Arbeitsumgebung kann ausserdem zu mehr Motivation und Produktivität beitragen, da Mitarbeitende mehr Autonomie und Eigenverantwortung verspüren. Freie Zeiteinteilung hilft nicht nur bei einer besseren Work-Life-Balance, sondern verbessert auch die Arbeitskultur, was sich auf das Engagement und die Loyalität der Mitarbeitenden auswirkt.
Virtual- und Augmented-Reality-Technologien werden immer häufiger in der Arbeitswelt eingesetzt. Vor allem für die junge Generation ist dies kein Trend mehr – sie wachsen damit auf und erwarten es auch in ihrer Arbeitsumgebung. Diese Tools ermöglichen es, in virtuellen Umgebungen zu arbeiten, zu kommunizieren und Zeit sowie Kosten zu sparen. Augmented Reality fügt digitale Informationen zur realen Welt hinzu, während Virtual Reality eine vollständig immersive digitale Umgebung schafft. Diese Technologien werden in Bereichen wie Schulung, Konferenzen, Präsentationen und Design genutzt. Sie können die Art, wie wir arbeiten und kommunizieren, radikal verändern und eine effektivere, effizientere Arbeitsumgebung schaffen.
Monitoring und Analyse im Bezug auf Mitarbeitende kann im ersten Moment unangenehm nach Überwachung klingen – doch das muss nicht sein, denn es sind wichtige Bestandteile im modernen Digital Workplace. Durch die Erhebung von Mitarbeiteraktivitäten und Analyse ihrer Leistungen können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse verbessern, die Effizienz steigern und Probleme frühzeitig erkennen. Mit der Verwendung von Technologien wie Zeitmanagement-Software und Projektmanagement-Tools können Sie genaue Einblicke in Ihren Arbeitsablauf und den Ihrer Teammitglieder erhalten. So können Sie die eigene Produktivität prüfen und eventuelle Überlasung verhindern. Allerdings ist es wichtig, dass Unternehmen dabei die Datenschutzbestimmungen beachten und ihre Mitarbeitenden über das Monitoring informieren. Ein unangemessener Einsatz von Überwachungstechnologie kann zu einer Verletzung des Datenschutzes und einer negativen Auswirkung auf das Arbeitsklima führen.
Ein digitaler Arbeitsplatz birgt die Gefahr von Datenlecks und -missbrauch. Daher ist es wichtig, dass Mitarbeitende ausreichend geschult und aufgeklärt werden, um die Informationen des Unternehmens sicher und effektiv zu verwalten. Damit steigern Sie zudem auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden in die Technologie. Regelmässige Schulungen und Awareness Trainings sind daher ein Muss – als Unternehmen sollten Sie den Wissenstand ihrer Mitarbeitenden in periodischen Abständen überprüfen und gegebenenfalls anpassen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten in der Lage sind, effizient und sicher zu arbeiten.
Kürzere Arbeitszeit, mehr Freizeit: Die 4 Tage Woche macht's möglich! Diese innovative Idee wurde bereits in Pilotprojekten erfolgreich getestet und liefert positive Ergebnisse: Höhere Effizienz, mehr Motivation und weniger Krankheitstage sind nur einige Beispiele für die Auswirkungen einer kürzeren Arbeitswoche. Ziehen Sie für sich oder als Unternehmen in Betracht, diese Arbeitszeitmodelle als Teil Ihrer digitalen Arbeitsumgebung zu implementieren.
Cloud-basierte Collaboration Lösungen sind eine der wichtigsten Trends für einen modernen, digitalen Arbeitsplatz. Durch die Nutzung von gemeinsamen Online-Plattformen und Tools kann Ihr Team überall und jederzeit zusammenarbeiten. Ob es darum geht, Dokumente zu bearbeiten, Meetings abzuhalten oder Projekte zu verwalten – die Möglichkeiten sind grenzenlos. So können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren, die Produktivität erhöhen und von einer besseren Zusammenarbeit profitieren. Zudem entfällt die Notwendigkeit, IT-Systeme und -Infrastrukturen vor Ort bereitzustellen, was Zeit und Kosten spart. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Mit unserem Managed Collaboration Service unterstützen wir Sie beim Aufbau Ihrer Cloud-basierten Collaborations Lösung.
Adaptive künstliche Intelligenz (KI) hilft Ihrem Unternehmen dabei, flexibel auf sich wandelnde Geschäftsanforderungen zu reagieren. Durch die Integration von Prozessen, Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten unterstützt eine KI Sie dabei, Veränderungen erfolgreich zu bewältigen und auch für sich zu nutzen. Künstliche Intelligenz hat viele Vorteile – sie kann Daten automatisch sammeln, analysieren und zusammenfassen, um Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeit-Informationen zu treffen – schneller und häufig zuverlässiger als Menschen. Dank KI können zudem manuelle Aufgaben automatisiert werden, um die Effizienz und Produktivität zu verbessern und Mitarbeitende dabei zu unterstützen, bessere Entscheidungen zu treffen.
Hyperautomation ist ein Trend in der digitalen Arbeitswelt, der es Unternehmen ermöglicht, Prozesse automatisch zu optimieren, Zeit zu sparen und gleichzeitig den Zugang zu Daten zu verbessern. Mit Microsoft Power Apps können Sie beispielsweise Ihre eigene App in wenigen Stunden entwickeln, um Ihre Geschäftspraktiken und -prozesse effizienter zu gestalten. Power Apps bietet eine intuitive Plattform für die Erstellung von benutzerdefinierten Apps, die auf Geschäftsdaten aufbauen und direkt in Office 365 integriert sind. Eine ausführliche Erklärung und Beispiel dazu finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Digital Employee Experience Management (DEX) lässt sich als “digitales Erlebnis der Mitarbeitenden” übersetzen. Hierbei wird der Schwerpunkt auf die Optimierung der digitalen Arbeitsumgebung gelegt, um für Mitarbeitende ein besseres und effizienteres Arbeitserlebnis zu schaffen. Ihnen werden damit digitale Tools bereitgestellt, um den Arbeitsablauf nach eigenen Vorstellungen zu optimieren und eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zu ermöglichen. Eine gute Digital Employee Experience mit neuesten Technologien verschafft Unternehmen zudem einen Wettbewerbsvorteil, denn vor allem jungen Arbeitnehmenden ist es zunehmend wichtiger, mit modernen Tools optimal ausgestattet zu sein.
Häufig ist nicht mehr nur der Festrechner oder Laptop ein Arbeitsgerät, sondern auch Smartphones und Tablets. Mobile optimierte Applikationen sind Arbeitsanwendungen, die speziell für diese Geräte optimiert sind, mit einer benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche. Durch die Optimierung für mobile Geräte können Mitarbeitende jederzeit und überall produktiv arbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Dadurch sind alle Teammitglieder flexibler und effizienter, egal ob Remote Work oder im Büro. Gleichzeitig ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse und Abläufe zu optimieren.
Ein zentraler Aspekt eines digitalen Arbeitsplatzes ist eine effektive Kommunikation, insbesondere, wenn Mitarbeitende remote arbeiten. Dies beinhaltet jedoch nicht nur die Interaktion mit Teammitgliedern, sondern auch den Zugang zu Informationen und Tools. Hierbei unterstützen Anwendungsübergreifende Integrationen und digitale Workflows – sie ermöglichen es, Daten und Prozesse zentral zu verwalten und Abteilungsübergreifend zu synchronisieren. Dadurch wird es Ihnen erleichtert, auf relevante Informationen zuzugreifen und Aufgaben schneller abzuschliessen. Richtig eingesetzt reduzieren digitale Workflows den manuellen Aufwand für Wiederholungsaufgaben und lassen weniger Platz für menschliche Fehlerquellen.
Digital Adaption Apps (DAPs) sind speziell entwickelte Anwendungen, die Unternehmen bei der Umsetzung digitaler Transformationsprozesse unterstützen. Sie bieten eine einfache und benutzerfreundliche Lösung, um Mitarbeitenden bei der Anpassung an neue digitale Arbeitsumgebungen und -prozesse zu unterstützen. DAPs helfen bei der Überwindung von Hindernissen und erleichtern die Umstellung auf eine digitale Arbeitsumgebung, indem sie Schulungen, Anleitungen und Feedbackfunktionen bereitstellen.
Mit diesen Digital Workplace Trends 2023 sind Sie bereit, sich und Ihr Unternehmen in das nächste Level der digitalen Transformation zu befördern. Statistiken zeigen, dass Schweizer Arbeitnehmende einen digitalen Arbeitsplatz wünschen, entsprechend bleiben Firmen zwei Möglichkeiten – Akzeptieren und entsprechende Vorkehrungen zu treffen oder Widerstand zu leisten und die Entwicklung zu leugnen.
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