WO wir in Zukunft «nach Corona» arbeiten wollen, haben wir im letzten Blogbeitrag beleuchtet: Nach einer gewissen Eingewöhnungszeit wächst laut Microsoft 2021 Work Trend Index bei einer Mehrheit der Arbeitnehmenden weltweit mittlerweile der Wunsch, auch weiterhin, zumindest teilweise, im Homeoffice zu arbeiten: Hybrid Work, flexibles Arbeiten, Flexwork lautet die Devise. Heute stellen wir die Frage nach dem WIE: Was bedeuten Flexwork und Remote Leadership für die Zusammenarbeit, wie muss sich die Firmenkultur ändern und worauf kann sich vor allem die Führungsetage einstellen?
How to Flexwork – 5 Empfehlungen von Dinotronic
Bei Flexwork geht es darum, sich durch zeitlich und örtlich flexibles Arbeiten immer wieder den aktuellen Bedingungen anzupassen. Zeitlich flexibles Arbeiten bedeutet eine Abkehr von starren Arbeitsmodellen und fixen Arbeitszeiten – hin zu gleitenden Arbeitszeiten, Vertrauensarbeitszeit, Teilzeit und flexiblen Urlaubsregelungen. Mitarbeitende arbeiten kapazitätsorientiert und können flexibel eingesetzt werden, wo sie gebraucht werden – und dort arbeiten, wo es ihnen am besten passt. Denn örtlich flexibles Arbeiten bedeutet auch: Abkehr von der Präsenzpflicht im Büro, hin zu Homeoffice und offenen Coworking-Spaces.
Die Schwierigkeit bei Flexwork sind vor allem soziale Aspekte: Vereinsamung, Entfremdung, fehlender persönlicher Austausch (z. B. die Gespräche an der Kaffeemaschine) sowie mehr Ablenkung und Störungsfaktoren im Homeoffice/ausserhalb des Büros. Damit Flexwork funktioniert, braucht es funktionierende Kommunikationskanäle, starke Eigenverantwortung aller Mitarbeitenden und klare Regeln oder zumindest Empfehlungen zur Strukturierung der Arbeitsweise. Wir haben 5 Tipps für Mitarbeitende aus eigener Erfahrung zusammengetragen – erheben dabei aber keinesfalls Anspruch auf Vollständigkeit. Im Gegenteil: Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen und Tipps mit uns in den Kommentaren!
- Definieren Sie klar Ihre Arbeitszeit und Erreichbarkeit – auch vor Ihren KollegInnen, z. B. bei MS Teams durch den Erreichbarkeits-/Nicht Stören-Status und versuchen Sie in dieser Zeit eine Ablenkung durch Kinder, Partner oder Haustiere zu vermeiden.
- Reservieren Sie sich auch während der Flexwork Zeit für Konzentration! Nutzen Sie bewusst den DnD (Do not Disturb)-Modus und respektieren Sie ihn bei anderen (beispielsweise mithilfe der Outlook Fokustime)
- Planen Sie fixe Pausen zwischen Terminen ein – auch dafür gibt es ein praktisches Outlook Feature – und halten Sie unbedingt feste Pausen (insbesondere die Mittagspause) ein. Nutzen Sie die Zeit für Bewegung und einen Blick in die Weite, um Ihre Augen zu schonen.
- Verlegen Sie Zwischenmenschliches mit Kollegen und Kolleginnen ins Digitale: Virtueller Mittagtisch, Online-Game-Gruppen, Digitale Kaffeepause uvm. funktionieren auch wunderbar mit Flexwork
- Verwenden Sie immer die richtigen Collaboration-Tools, halten Sie sich an Guidelines und respektieren Sie Dos & Don’ts auch im Homeoffice (ordentliche Kleidung, aufgeräumte Umgebung, Vermeidung von Störgeräuschen durch die neue Rauschunterdrückung bei MS Teams, etc.)
How to Remote Leadership?
Die Collaboration-Software ist auch bei Dinotronic das A und O und unsere Empfehlung für die Remote Geschäftsführung:
- Wählen Sie eine geeignete Collaboration-Software (wir unterstützen Sie gerne dabei), definieren Sie unbedingt klare Richtlinien, Tool-Guidelines und passen Sie Ihre Firmenkommunikation an. Was wird per Mail geklärt, welches Chat-Tool wird intern genutzt und stellen Sie professionelle Video-Call Hintergründe für Online-Meetings mit Externen zur Verfügung.
- Definieren Sie ergänzend dazu firmenübergreifende Meeting-Regeln (Pünktlichkeit, strukturierte Vorbereitung, Einschalten der Kamera, etc.).
- Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden (und sich selbst), Online-Meetings interessanter zu Fördern Sie Medienkompetenzen im Bereich Workshoptechniken, MS Teams, allgemeine digitale Zusammenarbeit
- Verlegen Sie – wenn noch nicht geschehen und falls möglich – Ihre File-Ablagen in die Cloud. Achten Sie hierbei jedoch unbedingt auf die Datensicherheit (z. B. durch MS Azure Information Protection) und Compliance. Wir unterstützen Sie hier gerne mit unseren Cyber Security Services.
- Nutzen Sie die Gelegenheit zum Schärfen Ihrer Strategie, Ziele und Werte – und vertiefen Sie diese in einem Online-Workshop, da sie digital nicht gleich vorgelebt werden können.
- Führen Sie einen Office-Tag ein, an dem alle Mitarbeitenden oder Teammitglieder gemeinsam im Office arbeiten und verzichten Sie an diesem Tag wen möglich auf längere Meetings Das fördert Teamzusammenhalt, Zugehörigkeitsgefühl und Zwischenmenschliches.
- Ermutigen Sie sich selbst, mehr Vertrauen zu Ihrer Belegschaft aufzubauen, auch wenn Sie sie nicht wie früher im Büro permanent im Blick haben. Davon profitieren Ihre Mitarbeitenden durch mehr Freiheiten, Selbstbewusstsein und auch Sie selbst, da Sie die Zeit anderweitig nutzen können.
- Um dennoch den Überblick zu behalten, etablieren Sie einen regelmässigen Austausch mit Ihren Mitarbeitenden, z. B. alle 2 Wochen ein General Meeting sowie regelmässige 1:1-Meetings. Vernachlässigen Sie dabei auch nicht den privaten, persönlichen Austausch – Empathie ist wichtig, vor allem bei räumlicher Distanz!
- Führen Sie ausserdem Weekly Standup-Meetings für den teaminternen Abgleich ein. So sind stets alle im Bilde und wissen über alle Projekte Bescheid.
- Zu guter Letzt: Statten Sie Ihre Belegschaft auch im Homeoffice optimal aus. Überlassen Sie nicht Ihren Mitarbeitenden die Anschaffung und Auswahl des Arbeitsmaterials – im worst case beeinträchtigt schlechtes Equipment nämlich die Arbeitsleistung und -qualität!
Unsere Empfehlungen für die richtige Hardware-Ausstattung im Homeoffice
Eine schlechte Ausstattung kann zu schlechter Arbeit führen und sogar die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden beeinträchtigen! Wir empfehlen (neben einem leistungsstarken Notebook) folgende Grundausstattung:
- 2 Monitore oder 1 Ultrawide Monitor
- ergonomische Maus und Tastatur mit handgelenkschonendem Mauspad, besser noch: ergonomischer Stuhl und höhenverstellbarer Tisch
- Headset und Lautsprecher-Boxen – Achtung: Die Gesprächsqualität beim Telefonieren ist nicht in jedem Fall gleich gut (VOIP-Probleme mit anderen Telefonanbietern etc.)
- Auch das gehört zur Grundausstattung: Klarheit bezüglich der privaten Nutzung von Geschäftsgeräten und umgekehrt. Stichwort Bring Your Own Device (BYOD) und Datensicherheit.
Auch bei den Empfehlungen zur Remote Leadership und für die richtige Homeoffice-Ausstattung erheben wir selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit und freuen uns über Ihre Erfahrungen und Tipps! Verraten Sie uns gerne, wie Sie die neuesten Entwicklungen einschätzen und wo Sie Handlungsbedarf sehen. Ist Ihr Unternehmen gut auf Flexwork und «die Zeit nach Corona» vorbereitet?