Diskretionshinweis: Warum wir keine Kundennamen nennen
Das Lemania Family Office in Zug betreut mehrere vermögende Familien in sämtlichen finanziellen und organisatorischen Belangen. Mit 35 Mitarbeitenden verwaltet das Multi Family Office eine über Jahre gewachsene, komplexe IT-Landschaft.
Beim Lemania Family Office war nicht zu wenig IT das Problem, sondern zu viel davon, verteilt auf zu viele Hände. Cloud-Dienste von einem Anbieter, Firewall und Security von einem zweiten, Support von einem dritten, dazu einzelne Speziallösungen aus über fünfzehn Jahren Firmengeschichte. «Bei jedem Vorfall begann dasselbe Ritual», erinnert sich Claudia Brentano (Platzhalter), Managing Partner. «Anbieter A sagte, das Problem liege bei Anbieter B. Wir haben Stunden mit Koordination verbracht, die uns niemand zurückgibt.»
Konkret wurde es, als die Geschäftsleitung Microsoft Copilot einführen wollte, um Sitzungsvorbereitung und Dokumentenarbeit zu beschleunigen. Ein Partner hatte das Werkzeug bei einem Kunden gesehen und war überzeugt. Dinotronic wurde für die Einführung angefragt und schlug vor, zuerst eine Standortbestimmung durchzuführen.
Das Resultat war ernüchternd. In einem kontrollierten Test fand ein Pilotbenutzer per einfacher Abfrage Gehaltsübersichten, interne Mandatskalkulationen und Dokumente eines Familienmandats, für das er nie vorgesehen war. Nicht weil Copilot fehlerhaft wäre, sondern weil die Berechtigungen über Jahre gewachsen und nie bereinigt worden waren. «Das war der Moment, in dem wir verstanden haben: Die KI war nicht das Risiko. Die KI hat unser Risiko nur sichtbar gemacht.»
Dinotronic konsolidierte zunächst das Fundament: Arbeitsplätze, Identitätsschutz, Informationsschutz und Endpoint Protection aus einer Hand, als integrierter Managed Service mit Schweizer Datenhaltung. Sensible Daten wurden klassifiziert, Mandatsbereiche sauber getrennt, Datenverlustprävention (DLP) für besonders schützenswerte Dokumente aktiviert. Aus drei Auslagerungsverhältnissen mit unklaren Schnittstellen wurde eines mit klarem Leistungsbeschrieb, definierten Auditrechten und einem dokumentierten Betriebsmodell, ein Punkt, den die Compliance-Verantwortliche besonders schätzte.
Erst danach kam Copilot, eingeführt in Etappen, mit definierten Anwendungsfällen und klaren Regeln für den Umgang mit Kunden- und Portfoliodaten. Begleitet wurde die Einführung durch Security-Awareness-Schulungen für alle Mitarbeitenden.
«Andere Anbieter hätten uns Copilot einfach verkauft», sagt Brentano. «Dinotronic hat uns zuerst gezeigt, warum wir noch nicht bereit waren, und uns dann bereit gemacht. Genau diese Ehrlichkeit erwarten unsere Familien von uns. Es ist gut, einen IT-Partner zu haben, der gleich denkt.»
Claudia Brentano (Platzhalter), Managing Partner bei Lemania Family Office AG