Wie sieht Ihre optimale Arbeitsumgebung aus? Eine Frage, die vermutlich jeder anders beantworten wird. Aber gerade in den letzten Jahren haben Homeoffice und mobiles Arbeiten an Bedeutung gewonnen: Laut Umfragen haben ab 2020 etwa 50% der Schweizer Arbeitnehmenden von zu Hause aus gearbeitet und ein Grossteil möchte dies auch nach der Homeoffice-Pflicht weiterhin beibehalten. Arbeitgeber müssen sich jedoch nicht weiter sorgen, denn Vorurteile von “faulen Arbeitnehmenden” konnten sich bisher nicht bestätigen, im Gegenteil: Gibt man den Mitarbeitern Freiraum und den Arbeitsplatz, an dem sie sich wohl fühlen und ihre Zeit gut einteilen können, arbeiten sie zuweilen sogar effektiver als vor Ort im Unternehmen.
Doch für ein gelungenes Arbeitsumfeld zu Haus oder an einem anderen Ort bedarf es einer optimalen Ausstattung – vom Laptop bis hin zu den digitalen Tools gibt es vieles, was für flexibles Arbeiten nicht fehlen darf. In diesem Blogbeitrag finden Sie eine Sammlung der wichtigsten Microsoft-Tools sowie Equipment, welches zu Haus nicht fehlen darf und Tipps für bestmögliches Arbeiten im Homeoffice.
Bestens ausgestattet – mit der Microsoft Tool-Suite und weiteren Applikationen
Neben den wohl meistgenutzten Anwendungen wie Word, Excel PowerPoint oder Outlook bietet Microsoft Office 365 eine ganze Reihe an weiteren Lösungen, die hybrides Arbeiten vereinfachen – sei es von zu Haus oder unterwegs. Alle Tools sind im Team einfach gemeinsam nutzbar dank der verbundenen Cloud (Microsoft OneDrive). Teilen Sie Ordner, Dokumente und Bilder mit Ihren Kolleginnen und Kollegen und arbeiten Sie zusammen an Projekten unabhängig vom Arbeitsplatz.
Microsoft Teams
Für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist MS Teams eines der umfangreichsten Tools von Microsoft und bietet die Möglichkeit von (Video-)Calls, Chat-Funktionen und Datenaustausch. Einen genaueren Überblick über die wichtigsten Features und Vorteile des Tools und der App haben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.
OneNote
Dieses digitale Notizbuch hilft, schnell und von überall Informationen zu Projekten niederzuschreiben sowie Ideen festzuhalten und auszuarbeiten. Erstellen Sie nicht nur ein Notizbuch, sondern mehrere, die Sie nach Themen oder Projekten ordnen sowie in Abschnitte und Seiten untergliedern können. Wenn Sie dieses Notizbuch zudem mit Ihren Teammitgliedern teilen, ist es möglich, gemeinsame Überarbeitungen vorzunehmen.
OneDrive
Diese Microsoft Cloud bietet eine einheitliche Umgebung für all Ihre Daten. Hier verbinden sich alle Dokumente, beispielsweise jene, die Sie in Word, Excel oder PowerPoint erstellt haben. Damit ist es möglich, von überall Zugriff auf Dateien zu haben und sie einfach mit dem Team zu teilen.
To-Do und Planner
Sie wollen sich einen Überblick über all die Aufgaben verschaffen, die sich in der Woche so ansammeln? Mit To-Do haben Sie die Möglichkeit, all Ihre Tasks in einer Übersicht aufzulisten, zu kategorisieren und mit einem Datum zu versehen. Dieselbe Funktion finden Sie auch in Microsoft Planner mit der zusätzlichen Möglichkeit, Aufgaben an Arbeitskollegen und –kolleginnen zu übertragen und den Arbeitsfortschritt anhand von Grafiken zu visualisieren. Dank der Verlinkung mit Planner kann To-Do die zugewiesenen Aufgaben ebenfalls in der Übersicht ausweisen. Weitere Informationen zu Planner haben wir für Sie in diesem Blogpost festgehalten.
Azure Information Protection
Auch im Homeoffice ist die Sicherheit Ihrer Daten essentiell. Die cloud-basierte Anwendung Azure Information Protection (AIP) ermöglicht es Ihnen, Dokumente, E-Mails sowie vertrauliche Daten unter höchsten Sicherheitsstandards zu steuern und zu verwalten, indem Sie einfache Klassifizierungen bis hin zu integrierten Bezeichnungen und Berechtigungen vornehmen. Sie wollen einen zuverlässigen Partner, der Sie dabei unterstützt? Mit dem Managed Information Protection Service übernimmt Dinotronic die Überwachung und den Schutz Ihrer sensiblen Daten und steht Ihnen mit langjähriger Expertise zur Seite.
Skribble
Ein weiteres Tool, welches digitales Arbeiten extrem vereinfacht, ist Skribble. Es gehört nicht zur Microsoft Tool-Suite, sollte an dieser Stelle aber dennoch erwähnt werden. Mithilfe von Skribble können Verträge und Abschlüsse rechtsgültig elektronisch signiert werden. Dies spart einerseits natürlich Zeit, garantiert insbesondere aber auch die nötige Sicherheit beim elektronischen Versand vertraulicher Dokumente.
Keeper
Diese Applikation erlaubt es IT-Admins, Anmeldedaten, Verschlüsselungen und Datentresore sicher, individuell und kontrolliert für Mitarbeiter und Teams freizugeben. Somit sind Passwörter jederzeit für die von Ihnen definierte Benutzergruppe in einem geschützten Umfeld abrufbar – ob nun von zuhause, unterwegs oder im Büro.
Das wichtigste Equipment zu Haus im Büro und unterwegs
Kommt man in ein Büro, ist dieses vom Arbeitgeber in der Regel bereits top ausgestattet. Häufig denkt man gar nicht darüber nach, was man neben einem Schreibtisch, Stuhl und PC sonst noch benötigen könnte. Wechselt man dann ins Homeoffice, sollten doch einige Utensilien angeschafft werden, um die Arbeit von zuhause optimal zu gestalten.
Webcam
Es ist nicht nur angenehm, das Gesicht des Gesprächspartners zu sehen, es hilft auch dabei, einander dank Mimik und Gestik besser zu verstehen. Daher benötigt man eine qualitativ hochwertige Webcam, die auch optimal positioniert ist, sodass man während eines Online-Meetings vielleicht sogar vergisst, dass man nicht im selben Raum sitzt.
Headset
Kaum etwas ist herausfordernder für Remote-Arbeit, als eine schlechte Sprachverbindung. Bestenfalls organisieren Sie sich ein kabelloses Headset, sodass Sie flexibel bei Gesprächen sind. Ein gutes Headset garantiert einen tadellosen Klang und ist ebenfalls wichtig, um Hintergrundgeräusche wie beispielsweise Tippen zu minimieren.
Docking-Station
Egal ob im Firmen-Büro, zu Haus oder unterwegs – überall benötigt man diverse Kabel und Anschlüsse für Tastaturen, Maus, Ladekabel und vieles mehr. Mit einer Docking-Station bringen Sie Ordnung ins Chaos und haben immer einen Platz für portable Gadgets oder Ähnliches frei.
Externer Bildschirm
Ein kleiner, portabler Laptop ist für die Arbeit unterwegs ideal, doch wer auf Dauer im Homeoffice arbeitet, sollte über einen grossen, externen Bildschirm nachdenken. So behält man den besseren Überblick und entlastet zudem die Augen.
Büroausstattung
Gut für den Rücken und die Konzentration: Ein Schreibtisch mit viel Platz für Ihr Equipment und ein ergonomischer Stuhl statt Küchentisch und Couch helfen, lange Arbeitstage besser überstehen zu können.
Tipps und Tricks im Homeoffice
Eine grosse Sorge vieler Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, ist, die Arbeit wortwörtlich mit nach Hause zu nehmen und dabei keine Abgrenzung mehr zu finden. Hier ist es wichtig, gewisse Strategien und Routinen zu finden, die dabei helfen, zwischen Arbeit und Eigenheim zu trennen.
(Morgen-)Routine
Finden Sie Ihre Routine am Morgen und über den Tag hinweg. Wer flexible Arbeitszeiten ohne feste Daily-Meetings hat, sollte sich überlegen, täglich zur selben Zeit aufzustehen und damit eine Arbeitsroutine zu finden, um sich bereits geistig auf die Arbeit vorzubereiten.
Pausen
Vergessen Sie nicht, Pausen einzulegen! Ohne Kolleginnen und Kollegen verliert man schnell die Zeit aus dem Blick und isst am Schreibtisch, statt eine bewusste Mittagspause einzulegen. Aktive Pausen wie beispielsweise Kochen oder ein Spaziergang im Freien, helfen, die Batterien aufzuladen und anschliessend wieder frisch ans Werk zu gehen.
Bewegung
Im Homeoffice fallen Arbeitswege und kleinere Wege im Büro komplett weg. Damit beschränkt sich die Schrittanzahl an einem Tag so manches Mal auf nur einen kleinen 3-stelligen Bereich. Bringen Sie Bewegung in Ihren Arbeitsalltag – machen Sie einen Spaziergang in der Pause, ein paar Hampelmänner oder tanzen Sie zu einem Lied. All das hilft dabei, den Körper und Kopf wieder aufzuwecken.
Work-Life-Balance
Wie eingangs beschrieben, macht es die Arbeit von zu Haus aus häufig schwer, die verschiedenen Lebensbereiche voneinander abzugrenzen. Schaffen Sie sich auch hier Routinen: Haben Sie einen Arbeitslaptop, räumen Sie diesen nach Feierabend aktiv weg. Nutzen Sie Ihren Schreibtisch wenn möglich nur für die Arbeit und schaffen Sie sich Freiräume in Ihrer Wohnung, die nur für Privates reserviert sind. Darüber hinaus hilft es, sich feste Zeiten zu setzen, an denen auf keinen Fall gearbeitet sondern nur Freizeit genossen wird. Oben genannte Tools wie Outlook können Ihnen zusätzlich dabei helfen, beispielsweise indem Sie im Kalender nötige Fokus-Zeiten und Pausen einstellen, um während diesen Zeiten nicht gestört zu werden.
Fazit
Unsere Welt wird digitaler und damit auch die Arbeitswelt. So ist das Homeoffice gekommen, um zu bleiben und auch für Unternehmen bietet dies Vorteile. Hybrid Work, bei welchem man flexibel bestimmt, ob man von zu Haus, im Büro oder irgendwo anders arbeitet, wird zu einem Zukunftsmodell für KMU. Mobiles Arbeiten bringt auch mit sich, dass man den neuen Arbeitsplatz optimal einrichtet, sowohl mit digitalen Tools wie auch dem passenden technischen Equipment. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter hierbei aktiv unterstützen und für das ganze Unternehmen einheitliche Tools einführen. Hat man dies bedacht, steht der erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege – egal, wo sich Ihr Arbeitsplatz befindet.
Damit die Arbeit aus dem Homeoffice auch sicher ist, bietet Dinotronic Ihnen modernen, mobilen & sicheren Arbeitsplatz für KMUs als Managed Service an. Informieren Sie sich noch heute über unsere Rundum-sorglos-Pakete!
