Viele Unternehmen haben die Relevanz von einem Digital Workplace bereits erkannt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Nicht ohne Grund etablieren immer mehr Unternehmen digitale Prozesse und profitieren von standortübergreifenden Team-Meetings, Wissensaustausch in Echtzeit oder dem ortsunabhängigen Zugriff auf Unternehmens-Daten. Um den Arbeitsplatz einer digitalen Transformation zu unterziehen, ist es notwendig, dass die wesentlichen Bestandteile und Funktionen des Digital Workplace umgesetzt werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in 7 Schritten Ihren Arbeitsplatz in einen Digital Workplace umwandeln und wie Sie am besten Ihre Mitarbeitenden in die Prozesse einbeziehen.
1. Zielbild formulieren
Digitalisierung betrifft früher oder später jede Branche. Ein Bewusstsein über die digitale Transformation ist daher der erste Schritt in Richtung Digital Workplace. Auch die Erkenntnis über die Notwendigkeit der Digitalisierung für das eigene Unternehmen bzw. den eigenen Arbeitsplatz ist Grundvoraussetzung. Die Anforderungen an Unternehmen steigen stetig und so müssen diese zwangsläufig zeitgemässe Dienste anbieten: Das kann in Gemeinden ein Online-Anmeldeformular auf der Website sein oder bei Finanzdienstleistern ein mit Blockchain-Technologie gestützter, digitaler Prozess im Portfolio-Management. Zudem ist gerade bei international aufgestellten Firmen standortunabhängige Kommunikation unabdingbar, um auch geographische Grenzen überschreiten zu können. Kurzum: Zuerst muss die Führungsebene ein Umdenken bzw. ein Bewusstsein für den Digital Workplace entwickeln, ehe die Umsetzung und die Einbeziehung der Mitarbeitenden folgen. Nicht zu unterschätzen ist auch der Grad an Attraktivität, die Arbeitgeber durch eine digitale Transformation und der Etablierung des Digital Workplace gewinnen: Gerade jene Generation, die nun im gewerbsfähigem Alter ist, ist mit den digitalen Möglichkeiten aufgewachsen und setzt deshalb auch eine gewisse digitale Maturität voraus.
2.Analyse des IST-Zustandes
Bevor Sie sich für eine Transformation des Geschäftsmodells und die Etablierung eines Digital Workplace entscheiden, ist es notwendig, eine IST-Analyse des Unternehmens durchzuführen. So lässt sich herausfinden, welche Prozesse optimiert und in der Roadmap berücksichtigt werden müssen. Die Offenbarung von Bedürfnissen, Vorstellungen sowie ein Healthcheck der bestehenden IT-Lösungen sind notwendige Pfeiler, wenn es um eine neue strategische Ausrichtung im Unternehmen geht. Hierfür lohnt es sich, auf professionelle Hilfe zurückzugreifen, um die Basis für einen Digital Workplace zu ebnen.
3. Change Management & Informationssicherheit
Das Change Management umfasst alle Aufgaben, Massnahmen und Tätigkeiten, die während dem Veränderungsprozess von den Verantwortlichen fokussiert werden müssen. Ziel ist die Umsetzung einer neuen Strategie, Prozesse, Systeme oder Verhaltensweisen. Hierunter zählt auch die Datensicherheit. Durch kompetente Beratung und durchgängige Identity- und Information-Protection sind Ihre sensiblen Daten und Geschäftsprozesse sicher. Im digitalen Zeitalter sind vor allem die innovativen Cyber-Security Möglichkeiten aus den Public Clouds (zBsp. Microsoft Azure) ein grosser Mehrwert im Unternehmen – denn mehr als ein Drittel der KMUs sind in der Schweiz von Cyberangriffen betroffen.
4. Anbieter-Evaluation
Anbieter gibt es heute viele auf dem Markt – wie also soll man sich für den Richtigen entscheiden? Hierbei gilt es besonders zu beachten, dass der Digital Workplace keine reine IT-Lösung ist. Nebst den technischen Aspekten aus der IT braucht es unbedingt auch betriebswirtschaftliche und organisatorische Fähigkeiten sowie Fingerspitzengefühl im Umgang mit der Einführung von grossen Veränderungen der Arbeitsweise in Unternehmen. Zusätzliche Themen wie agile Führungsmethoden, flexible Arbeitszeiten und flache Hierarchien sollten ebenfalls abgedeckt werden können. Oft landet man somit bei der Internet-Recherche bei den grossen Beratungshäusern und fühlt sich dort als KMU nicht gerade willkommen. Vertrauen ist jedoch das A und O, bei einer erfolgreichen Zusammenarbeit und erst recht notwendig, wenn eine Umstrukturierung im Unternehmen vorgenommen wird. Wir denken wie Sie und bieten individuelle sowie auf den jeweiligen Kunden zugeschnittene Lösungskonzepte an. Heute profitieren wir von über 20 Jahren Erfahrung. Egal ob Finanzwesen, Industrie, Handel, Non-Profit oder Gesundheitswesen – wir schöpfen aus unserer Expertise und entwickeln passgenaue Massnahmen für Ihr Unternehmen.
5. Schrittweise Einführung
Sind die erwähnten Entscheidungen und Vorbereitungen getroffen, gilt es, das gesamte Team zu involvieren und dementsprechend zu schulen. Der Digital Workplace ist nicht von heute auf morgen mit all seinen Facetten realisierbar, sondern muss step by step an die Mitarbeitenden herangeführt werden. Hierzu ist fachkundiges Personal nötig, um das Team im entsprechenden Rahmen zu schulen. Es dürfen nicht nur die Digital Natives als Massstab gelten, sondern auch ältere Generationen müssen dahingehend langsam herangeführt werden.
6. Kontinuierliches Coaching der Mitarbeitenden
Ist Ihr Team nicht von der digitalen Transformation überzeugt, verlieren Ihre Mitarbeitenden im schlimmsten Fall die Motivation. Innovationen, wie die Transformation zum Digital Workplace, beeinflussen zunächst den Workflow des Teams – jedoch kann aus der vermeintlichen Herausforderung eine echte Chance entstehen. Es ist hierbei wichtig, das Team nicht zu überfordern, sondern auch anfängliche Bedenken und Kritik zu beachten und gemeinschaftlich einen adäquaten Übergang zu gestalten.
7. Optimierung
Der Prozess zu einem Digital Workplace ist nie abgeschlossen. Es gilt, bereits umgesetzte Schritte und veränderte Arbeitsweisen stetig zu prüfen sowie gegebenenfalls zu optimieren. Die Weiterentwicklung des Teams so wie auch die technischen Umsetzungen gelten als Kontinuum.
Tipp
Oftmals löst eine unternehmensinterne Umstellung zunächst Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden aus. Um dem entgegenzuwirken, ist ein hohes Mass an Transparenz, Einbezug in Prozesse sowie taktvolles und strategisches Heranführen an den Digital Workplace unabdingbar. Wer das Unternehmen langsam an digitale Arbeitsweisen heranführt und notwendige Schulungen anbietet, ebnet den Weg für ein gemeinsames Wachstum. Ein gewisses Grundgerüst an Regeln, wie beispielsweise die Einführung von einem Home-Office Tag pro Woche, ist hierbei zumindest anfangs oft hilfreich. Auch die Ausstattung des Teams mit entsprechender Hardware ist Grundvoraussetzung. Gerne begleiten wir Sie bei der digitalen Transformation und stehen Ihnen mit Expertise und individuellen Konzepten zur Seite.