In vielen Betrieben ist Microsoft SharePoint kaum mehr wegzudenken. Und dies zu Recht: Die Zusammenarbeit innerhalb von Arbeitsgruppen war noch nie einfacher als mit dieser Microsoft Lösung. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, um was es sich bei Microsoft SharePoint handelt und von welchen Funktionen Sie profitieren können.
Aber erst einmal: Was ist Microsoft SharePoint genau?
SharePoint Online ist eine webbasierte Microsoft Anwendung, die zum Speichern und Freigeben von Daten innerhalb eines Unternehmens verwendet wird. Die Anwendungsmöglichkeiten sind dabei vielfältig: Intranet-Seiten, Listen, Präsentationen und sonstige Projekte können gemeinsam erstellt, verwaltet und einer individuell definierten Zielgruppe zugänglich gemacht werden. Dies erleichtert nicht nur den einfachen und schnellen Austausch von Informationen und Inhalten zwischen Kollegen, Kunden und der Öffentlichkeit, sondern erlaubt ebenfalls, gemeinsam zeitnah Dokumente zu bearbeiten – ganz unabhängig von Ort und Zeit.
Content Management leicht gemacht
Microsoft SharePoint als gemeinsame Speicherplattform kann dabei zu einem hohen Grad individualisiert und den einzelnen Bedürfnissen angepasst werden, angefangen bei den Nutzungsmöglichkeiten der einzelnen Mitglieder. So können Sie als Admin die Zugriffsrechte eines Benutzers, einer Benutzerin beispielsweise auf die Ansicht von Dokumenten beschränken oder aber auf die Fähigkeit zur Bearbeitung und Erstellung von Beiträgen ausweiten. Es ist möglich, diese Rechte je nach Ordner anzupassen und somit der Komplexität des eigenen Unternehmens Rechnung zu tragen. Das Hochladen erfolgt dabei ganz einfach über Drag & Drop aus dem Dateisystem oder über das Speichern innerhalb von Office Anwendungen.
Indem Dokumente im SharePoint Online versioniert und mit Metadaten ergänzt werden, ist es den Anwender/innen dabei zu jeder Zeit möglich, die einzelnen Arbeitsschritte nachzuvollziehen und ältere Dokumentversionen abzurufen – und das, ohne die Datei überhaupt erst öffnen zu müssen. Dabei kann es sich um Informationen wie die Änderungszeit, «Erstellt von» aber auch um benutzerdefinierte Tags für Dokumente und Elemente handeln. Zeitgleiches Editieren kann eingeschränkt werden, indem der User stattdessen mittels E-Mail automatisch informiert wird, sobald die Datei zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung steht. Mit Hilfe der nahtlosen Einbindung von Microsoft Office 365 Applikationen, wie beispielsweise Excel, OneDrive for Business und Office Graph, können Sie diese Änderungen direkt im Browser selbst vornehmen. Sei dies auf Ihrem Pc, Mac oder Mobiltelefon – der Zugriff auf SharePoint Online ist sowohl intern wie auch extern gewährleistet. Mittels Freigabeprozess entscheiden Sie dann selbst, wann ihr Dokument veröffentlicht werden soll und ob allenfalls erst Genehmigungen von Vorgesetzten benötigt werden.
Speicherplatz und soziale Plattform in einem
Die schnelle Volltextsuche erlaubt es Ihnen, einzelne Dateien, Ordnerstrukturen und Personen innerhalb der Organisation schnell und einfach zu finden. Ein raffiniertes Tagging unterstützt Sie bei Ihrer Informationssuche. Mehr noch: Ähnlich einem sozialen Netzwerk können Sie Ihr firmeneigenes Intranet, die sogenannten mysites, erstellen, die sich durch Diskussionsportale, Teamkalender und Wikis ergänzen lassen und insbesondere für die Veröffentlichung von internen Ankündigungen und Informationen dienlich sind. Analog dazu steht es den Mitgliedern frei, ihr Profil durch eigene Informationen anzureichen und die Seiten mit einem «gefällt mir» zu markieren, zu teilen oder zu folgen, sodass sie automatisch über Aktivitäten benachrichtigt werden. Ohnehin können Links zu geteilten Informationen schnell und einfach per E-Mail versendet werden. Und um die Zusammenarbeit und den Austausch innerhalb Ihrer Teams noch weiter zu steigern, lassen sich dem SharePoint Standardbereich dank integrierten Workflows beliebig Apps hinzufügen. Beispiele dafür sind Kalender Plug-Ins, einfache Antragsformulare oder aber Workflow-Apps wie Power Automate. Sie sehen: Die Möglichkeiten sind genauso vielfältig, wie die Bedürfnisse der heutigen Unternehmen.
Für wen ist Microsoft SharePoint geeignet?
Es ist keine Überraschung, dass sich die Mehrheit der Fortune-500-Unternehmen seit Jahren auf diese Anwendung verlässt, denn: SharePoint ist eine einfache und sichere Microsoft Lösung, die Sie nicht nur in Ihrem Dokumentenmanagement unterstützt, sondern auch massgeblich Ihre Unternehmenskommunikation vereinfachen kann. SharePoint ist dabei so vielseitig anwendbar, dass sich die Funktionen dieser Plattform gänzlich den Bedürfnissen Ihrer Organisation anpassen lassen. Jedem SharePoint-Projekt geht daher einer umfangreichen Analyse Ihrer Ziele und Geschäftsprozesse vorher.
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