Kennen Sie OKR? Diese Abkürzung steht für die Management-Methode “Objectives and Key Results” und wurde durch die Nutzung in grossen US-Firmen bekannt. Laut eigenen Angaben wurde Google dank dieser Methode erfolgreich und auch LinkedIn und weitere Unternehmen nutzen OKR. Doch nicht nur für Big Businesses ist diese Art des agilen Managements interessant: Bereits in unserem Kitchen Talk #3 sprachen wir mit Ralph Keller, Experte für Digitale Führung und OKR für IT-Dienstleister, über Digitale Führung in KMU und dabei auch über Objectives and Key Results. Da die digitale Arbeit auch weiterhin ein relevantes Thema für viele Unternehmen bleibt, möchten wir in diesem Blogbeitrag genauer betrachten, was OKR ist und wie es in Kombination mit agiler Mitarbeiterführung remote und im Homeoffice umsetzbar ist.
Was ist die OKR Methode?
Wie bereits erwähnt, ist OKR eine Management-Methode bzw. Führungswerkzeug, mithilfe dessen Unternehmen unter Einbeziehung ihrer Mitarbeiter gemeinsam Ziele erarbeiten und sich auf diese fokussieren. Die Ziele der Organisation werden dabei mit denen der Teams und Mitarbeiter verbunden und jedem Ziel (dem Objective) messbare Ergebnisse (Key Results) zugeordnet, sodass die die Planung quantifizierbar und nachvollziehbar wird.
Besonders interessant ist dabei, dass diese Ziele nicht nur vom Management vorgegeben werden: Der Grossteil wird in den Arbeitszyklen von den agilen Teams selbst erarbeitet und anschliessend umgesetzt. Das führt zu mehr Transparenz und wachsendem Vertrauen innerhalb eines Unternehmens. Darüber hinaus wird jedem Mitarbeiter vor der Einführung von OKR klar kommuniziert, was das Unternehmensziel ist, wodurch sich ein gemeinsamer Fokus bildet. Agile Führungskräfte müssen dabei Vertrauen in die Arbeit der Teams haben und Entscheidungen nicht aus der Management-Ebene heraus treffen, wie es in hierarchischen Organisationen häufig der Fall ist.
OKR konzentriert sich vor allem auf Klarheit, Offenheit und auch Feedback aus den eigenen Reihen. Durch die deutliche Strukturierung und Aufteilung von Zielen sowie gewünschten Ergebnissen werden auch notwendige Learnings und Hilfestellungen deutlicher, was dem Unternehmen und Mitarbeitern enorm hilft.
Doch selbst wenn man Objectives genau formuliert, gibt es immer wieder die Möglichkeit von unerwarteten Veränderungen. Anpassungsfähigkeit an stetig veränderliche Bedingungen ist für Unternehmen daher essenziell, weshalb agile Modelle wichtig und hilfreich sind. Bei einer agilen Führung und Arbeitsweise ist die Zielorientierung immer eine der wichtigsten Grundpfeiler, ebenso wie die eigenen Werte und Vertrauen in die Mitarbeiter. In einem solchen Umfeld ist es möglich, offen über Probleme zu sprechen und flexible Lösungen anzubieten, ohne das grosse Ganze und damit das Unternehmensziel aus den Augen zu verlieren. Da der OKR-Prozess nicht nur von Führungskräften etabliert wird, sondern auch die Ziele der Teammitglieder beinhaltet, fügt es sich optimal in agile Führungsmodelle ein. Schlussendlich wird nach jedem Zyklus via Retrospektive/Review der eigentliche Prozess und seine Parameter überprüft, diskutiert und angepasst. Der Prozess verbessert sich somit laufend selbst.
OKR Framework und Funktionsweise
OKR Frameworks für den Erfolg
OKRs sollten auf die Organisation abgestimmt sein und eine klare Mission verfolgen. Bevor man sie erstellt, sollte man sich jedoch im Klaren sein, wie viele man benötigt und für welche Zeiträume. Dabei gilt es drei Ebenen zu beachten:
- Normative Ebene (5+ Jahre):
- Die grundlegende Vision der Firma
- Basis, aber kein direkter Bestandteil der OKR Methode
- Strategische Ebene (1 Jahr):
- Unterteilung der normativen Ebene in Unterziele formulieren
- Mittelfristige Ziele
- Formuliert vom Management und Führungskräften
- 2-5 OKR sind ein guter Schnitt
- Operative Ebene (3-4 Monate):
- Einteilung der strategischen Ziele in operative Umsetzungen
- Formuliert von den Teams
Den OKR-Zyklus kann man stetig anpassen, da es sich dabei um einen agilen Prozess und kein starres System handelt. Zum Start bieten sich häufig OKR-Zyklen von 12 Monaten auf strategischer Ebene und auf Team-Ebene mit 3 Monaten an. Dies passt auch gut zum Geschäftsjahr, wobei man sich nicht nur daran festlegen sollte.
Doch wie erstellt man nun diese Objectives and Key Results?
- Die Vision – Basis für das Objective
Zunächst sollte man sich einem Unternehmensziel bewusst sein. Dazu hilft es, sich die folgenden Fragen zu stellen:
- Worum geht es uns im Unternehmen?
- Wofür stehen wir?
- Wer erhält einen Mehrwert aus dem, was wir tun?
- Was ist dieser Mehrwert?
- Welche Probleme werden gelöst?
- Welchen Gewinn erreicht man damit? (Beispielsweise als Team, Organisation oder noch grösser gedacht)
- Das konkrete Objective (Ziel)
Aus der Basis werden konkrete Sätze als Objectives formuliert. Wichtig ist hierbei, dass ambitionierte Ziele auch realistisch betrachtet werden. Mitarbeiter und Teams erarbeiten diese daher selbst. In der Regel sollten nur 40% der Objectives aus der Management-Ebene kommen und 60% aus den Teams (der operativen Ebene). So behält man alle Bereiche im Überblick und vergisst keine anstehenden Ziele und Optionen.
- Key Results
Damit die Objectives auch wirklich erreicht werden können, müssen sie messbar und nachvollziehbar sein. Mit den Key Results bestimmt man eben solche konkreten, quantitativen Metriken. Dabei kann man sich an sogenannten KPIs (Key Performance Indicators – dt. Schlüsselkennzahlen) orientieren. Bekannte KPIs sind zum Beispiel ein bestimmtes Umsatzziel, Umsatzwachstum, Nettogewinn, Anzahl gewonnener Kunden, Kapitalrendite (ROI), etc.
Agilität und Transparenz
Sind die OKRs formuliert, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens Einsicht in die Informationen haben, um die Ziele auch wirklich im Blick behalten zu können. Dabei kann es auch passieren, dass sich gewisse Ziele über mehrere Teams erstrecken und so abteilungsübergreifende Zusammenarbeit stattfindet. Führungskräfte tragen Verantwortung für eine transparente Kommunikation.
Der OKR-Prozess ist anpass- und veränderbar. Gleichzeitig gibt es einen disziplinierten Fokus auf eben jene festgelegten Ziele. Nach einem OKR-Zyklus von durchschnittlich 3 Monaten werden diese ausgewertet, wieder hinterfragt und neu gesetzt.
Wichtig ist auch zu bedenken, dass OKRs weder Tasks noch KPIs sind, sondern nur gewisse KPIs als Ergebnisse anpeilen können. Aus den Key Results leiten sich Aufgaben ab, die entsprechend den Bedingungen innerhalb des OKR-Zyklus auch angepasst werden können.
Beim agilen Management definiert eine Führungskraft den anfänglichen Rahmen für die Tasks und Arbeit und überwacht regelmässig den Status. Das kann beispielsweise ein OKR Master sein, welcher dann in täglichen oder wöchentlichen Meetings Updates abfragt. Die agile Führung treibt so die Transformation und Visionen voran. Damit dies gelingt, ist es wichtig, dass alle Rollen und Prozesse klar innerhalb des Unternehmens kommuniziert werden. Das sind auch Benefits, welche im Homeoffice spürbar sind, denn dank agiler Methoden müssen Teams nicht zwingend im Büro nebenan sitzen.
Vorteile von OKR und Agiler Mitarbeiterführung
Die OKR Methode fügt sich ideal in die agile Führung ein, da die Objectives und Key Results mit den operativen Teams gemeinsam gestaltet und transparent kommuniziert werden. Darüber hinaus werden sie stetig an den neuen oder bestehenden Umständen angepasst.
Das passt perfekt zur Agilität, was bedeutet, ein Unternehmen, das Geschäftsmodell und die Arbeit schnell auf neue Anforderungen auszurichten. Die Methoden und das Mindset der Mitarbeiter müssen dabei übereinstimmen. Bei der agilen Führung gibt es zwar gewisse Hierarchien, jedoch keine strikten, bei welchen alle Aufgaben top-down verteilt werden. Ein agiler Leader muss die Mitarbeiter und Teams erfolgreich anleiten und innerhalb des Unternehmens eine offene Kommunikation vorleben. Die Arbeit und Zielstellung erfolgen jedoch durch alle Ebenen hinweg.
Das muss eine agile Führungskraft leisten
Damit agiles Arbeiten optimal funktioniert, braucht es eine Vertrauenskultur innerhalb des Unternehmens. Insbesondere wenn sich Mitarbeitende im Homeoffice befinden, muss man diesen vertrauen können, dass sie selbstverantwortlich und erfolgsorientiert arbeiten. So ermutigt man Mitarbeitende, sich mehr einzubringen, aktiv Lösungsansätze zu finden, statt auf zentrale Vorgaben aus der Führungsebene zu warten. Zu viele starre, bürokratische Vorgaben lähmen Innovationen sowie das moderne Arbeiten und sind vor allem im Homeoffice hinderlich, da die Erreichbarkeit zuweilen eingeschränkt sein kann.
Durch regelmässige Feedbackrunden können Prozesse geprüft und optimiert werden. Als agile Führung muss man diese einführen und dabei die Mitarbeitenden ermutigen, selbst die besten Lösungen zu finden, voranzukommen und das grosse Ganze und damit die Objectives nicht aus den Augen zu verlieren.
Arbeiten auch Sie agil mit OKR
Um den Start in die OKR-Methodik zu gehen, bietet sich ein OKR-Coach an, welcher Ihr Unternehmen in die Thematik einführt. Sind die Grundlagen klar, ist es wichtig, Ihr agiles Management stetig zu prüfen und neuesten Gegebenheiten anzupassen. Keine dieser Methoden ist starr und unveränderbar. Agilität passt zu modernen Unternehmen: Ändern sich Aufträge, Kunden, Teams, kann man die Objectives und Key Results den neuen Umständen anpassen.
Vor allem in einer digitalen Welt, in welcher immer mehr Personen remote und im Homeoffice arbeiten, sind agile Prinzipien, welche auf Vertrauen und Eigenverantwortlichkeit beruhen, sehr nützlich. Doch ist es wichtig, kontinuierliche Check-Ins einzuberufen, in denen die Aufgaben, Strategien und Ziele besprochen und grosse Entscheidungen getroffen werden. So wird agiles Management zu einem gut laufenden Prozess, in dem sich alle im Unternehmen gemeinsam entwickeln und voneinander lernen können.
Wir bei Dinotronic setzen OKR bereits seit mehreren Jahren erfolgreich um. Sind auch Sie neugierig geworden? Bei weiteren Informationen zur Implementierung eines agilen Führungsmodells stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.
