Im Zuge der Digitalisierung und Globalisierung wird auch die Zusammenarbeit digitaler. Die Vorteile des Digital Workplace sind zahlreich, vor allem aber ist die physische Präsenz der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz oder beim Kunden oft nicht mehr notwendig oder viel agiler geworden. Umso wichtiger ist es, auch im digitalen Unternehmen neue Möglichkeiten des Austausches zu gewährleisten. Unterdessen schliessen viele Anbieter diese Lücke mit einem mannigfaltigen Angebot an Telefonie-, Konferenz- und Kollaborations-Lösungen.
Wir fassen zusammen, welche Möglichkeiten, Vorteile und Anforderungen moderne Online Meetings mit sich bringen und wie Sie sich in diesem Angebots-Dschungel zurechtfinden können.
Schritt halten mit der digitalen Transformation
Unternehmen, die weiterhin an alten und analogen Strukturen festhalten, sind die Verlierer von morgen. Denn ihre Mitarbeitenden, die zunehmend der Generation der Digital Natives angehören, haben ganz neue, eigene Vorstellungen von einer optimalen Arbeitsumgebung. Digital Natives haben die Möglichkeit, sich von den alten Strukturen und Ansichten zu lösen – denn sie wissen, was möglich ist. Unternehmen sollten mit dieser digitalen Transformation unbedingt Schritt halten, denn inzwischen ist nicht nur technisch vieles möglich – auch finanziell ist die Digitalisierung keine grosse Hürde mehr. Während smarte Online Meetings bis vor einigen Jahren noch sehr teuer waren, sind sie heute für jeden Arbeitsplatz und jedes Sitzungszimmer erschwinglich.
Möglichkeiten und Vorteile von Online Meetings
Der finanzielle Aspekt ist nicht nur für die Anschaffung der Lösung entscheidend, sondern stellt auch einen grundlegenden Vorteil der Online Meetings dar. Durch diese reduzieren sich sowohl Reisekosten als auch die Reisezeit inklusive des organisatorischen Aufwands für die Reiseplanung. Dies trifft für Besprechungen mit Kunden zu, aber auch für Unternehmen mit mehreren Standorten und internationalen Teams. Zudem reduziert sich in den einzelnen Standorten/Büros der Raumbedarf für grosse Konferenzräume. Eine weitere wertvolle Kosteneinsparung bzw. Platz, der anderweitig sinnvoll genutzt werden kann.
Moderne Online Meetings ermöglichen zudem eine engere und persönlichere Zusammenarbeit sowohl mit Kollegen an anderen Standorten als auch mit Kunden. Im besten Fall verkürzen Sie damit sogar Abstimmungsprozesse und Entscheidungswege. Kurzum: Online Meetings steigern die Produktivität Ihres Unternehmens!
Online Meetings revolutionieren Ihre Unternehmenskommunikation
Welche Anforderungen müssen Online Meetings erfüllen?
Damit Unternehmen all diese Möglichkeiten ausschöpfen können, müssen Online Meetings optimal in die Unternehmensstruktur, dessen technische Ausstattung sowie Arbeitsprozesse eingebunden und für Mitarbeitende nutzbar gemacht werden.
- Um überhaupt einen Gewinn gegenüber klassischen Telefongesprächen darzustellen und nicht vielmehr die Kommunikation zu beeinträchtigen oder zu erschweren, muss die Übertragungsqualität (Video und Audio) einwandfrei sein – und das auch bei Konferenzen mit mehreren Teilnehmern.
- Für eine naht- und reibungslose Zusammenarbeit sowie Kommunikation müssen Bildschirmfreigabe und Co-Browsing unbedingt möglich sein, denn ein gemeinsamer Blick sagt oftmals mehr als tausend Worte…
- Damit alle Mitarbeitenden die Möglichkeit mit Online Meeting gerne nutzen, braucht es unbedingt ein intuitives und unkompliziertes UX Design. Ein digitaler Service, der mehr Zeit und Geduld kostet als die analoge Alternative, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht angenommen und in den Arbeitsprozess integriert.
- Nicht zuletzt muss ein Online Meeting, gerade im Kontext des Digital Workplace, bei dem BYOD (Bring Your Own Device) eine grosse Rolle in der Ausstattung spielt, unbedingt kompatibel mit unterschiedlichster Hardware aller Hersteller sein, mit diversen Betriebssystemen und zudem auch auf mobilen Geräten (Tablets und Smartphones) anwendbar sein.
Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht
Das Angebot an Online Meeting-Lösungen reicht von allumfassenden, aber dennoch bezahlbaren bis hin zu kostenlosen Basic-Angeboten, die für kleinere Unternehmen durchaus ausreichend sein können: GoToMeeting, Cisco WebEx, Join.me, Google Hangouts Meet, Appear.in, Zoom Meeting, Intermedia, BlueJeans, Lifesize Cloud von Logitech, ClickMeeting, fuze, Slack, … In diesem Dschungel fällt es schwer, den Überblick zu bewahren!
Unser persönlicher Favorit ist Microsoft Teams, das Skype for Business ersetzt. Und tatsächlich ist MS Teams für viele Unternehmen sogar die einfachste Lösung, wenn sie sowieso mit Microsoft Office arbeiten: In vielen Office 365 Subscriptions ist Teams nämlich bereits enthalten. Das bedeutet, dass Microsoft Office Anwendungen wie bspw. SharePoint Online, OneNote, Word, Excel oder PowerPoint auch ohne Probleme im Kollaborationsmodus innerhalb von Teams verwendet werden können. Somit verbindet Teams Messaging (z. B. Outlook, Instant Messaging und WhatsApp), Videokonferenzen, Telefonanrufe und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in einer einzigen benutzerfreundlichen und übersichtlichen Anwendung auf den unterschiedlichsten Geräten. Channels und Gruppenchats vereinfachen die Kommunikation innerhalb verschiedener Teams, Gruppen, Standorte oder auch Projektgruppen – und das sogar über Sprachgrenzen hinweg. Denn im Online Meeting-Modus können automatische Übersetzungen als Untertitel angeboten werden. Mehr Vorteile von Microsoft Teams erfahren Sie hier oder auch bei uns.
Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie moderne Online Meetings in Ihrem Unternehmen implementieren möchten. Wir unterstützen Sie bei der Evaluierung der richtigen Hard- bzw. Software-Lösung, begleiten Ihre Mitarbeitenden zu einer optimierten Arbeitsweise und übernehmen die Verantwortung für den Betrieb der neuen Lösung.
