Die Vorzüge der digitalen Transformation des Unternehmens zum Digital Workplace liegen auf der Hand. IDC-Studien belegen, dass digital orientierte Unternehmen enorme Gewinnsteigerungen verbuchen, während nicht-digital orientierte Unternehmen nicht selten Umsatz- und Gewinnrückgänge feststellen müssen. Immer mehr Unternehmen wollen daher den Multiplikator-Effekt für sich nutzen, den eine digitale Transformation mit sich bringt. Doch bisher haben noch nicht einmal ein Drittel der europäischen Unternehmen den Sprung in die digitale Arbeitswelt geschafft.
Wie sieht es bei Ihnen aus, hat Ihr Unternehmen schon eine Digitale Strategie? Für den Fall, dass die digitale Transformation bei Ihnen noch ansteht, zeigen wir Ihnen gerne, wie Sie in Ihrem Unternehmen in 7 Schritten den Digital Workplace entwickeln können und welche Ausstattung diese effizient und sicher macht.
Cloud-Lösungen sorgen für mehr Automatisierung und intelligentere Cyber-Security
Die wohl bedeutendste Komponente bei der Ausstattung ist die Cloud, denn Cloud-Lösungen eröffnen eine Vielzahl von neuen Möglichkeiten für den Digital Workplace. Moderne Kollaborationstools beispielsweise ermöglichen die effiziente Zusammenarbeit, ohne an einen festen Arbeitsplatz gebunden zu sein oder für Meetings vor Ort wertvolle Arbeitszeit auf der Strasse oder im Flugzeug zu verschwenden. Um internen Mitarbeitenden oder auch externen Beteiligten über die Cloud sicheren Zugriff auf alle Daten und Geschäftsanwendungen zu ermöglichen, sind lediglich ein Zugang zum Internet und ein internetfähiges Endgerät notwendig – egal ob Smartphone, Tablet, Windows- oder Mac Notebook. Je nach Situation und Präferenz kann jeder mit seinem eigenen Gerät arbeiten, ganz nach dem Motto «BYOD – Bring Your Own Device», aber dazu später mehr.
Ein möglicher Grund für die schleppende Umsetzung der digitalen Transformation bei den europäischen Unternehmen zum Digital Workplace sind sicherlich Bedenken bezüglich der Datensicherheit von Cloud-basierten Lösungen. Dennoch ist häufig das Gegenteil der Fall. Die Datensicherheit von modernen Cloud-Lösungen ist in aller Regel deutlich besser als dies ein KMU mit eigener IT-Infrastruktur bieten kann. Die Gründe dafür sind vielfältig, meist ist es jedoch eine Kombination von den zur Verfügung stehenden Ressourcen (Budget, Anzahl Mitarbeitende, Spezialistenwissen) und den technologischen Fortschritten von Cloud-basierten Innovationen wie beispielsweise «Machine Learning», «Big Data» oder «Log Analytics».
Im Alltag des Digital Workplace spielt eine zuverlässige und sichere Benutzeridentifikation eine zentrale Rolle. Die Daten können nicht mehr wie früher hinter einer Firewall geschützt werden, sondern bewegen sich ständig in unterschiedlichen Clouds. Dem Schutz der eigenen Identität sollte deshalb besondere Beachtung geschenkt werden. Idealerweise muss sich der Anwender nur ein einziges Mal authentisieren und kann anschliessend auf alle Cloud-Apps mit «Single-Sign-On» zugreifen. Zusätzlich sollte mit einer intelligenten, von unterschiedlichen Konditionen abhängigen Multi-Faktor-Authentisierung (MFA) die Sicherheit verstärkt werden. Verhaltensbasierte Anomalie-Erkennung analysiert die Interaktion einer Person mit einem Gerät oder einer Anwendung, um sie aufgrund seines Verhaltens bei jeder weiteren Nutzung als rechtmässigen Vorgang zu identifizieren. Der Schutz vertraulicher und sensibler Daten kann zudem im Digital Workplace durch Klassifizierung, Verschlüsselung und Verwaltung bzw. Einschränkung von Rechten wie beispielsweise das Bearbeiten, Kopieren, Weiterleiten oder Ausdrucken innerhalb eines Dokumentes gewährleistet werden. Gerade solche Lösungen waren früher aufgrund der Komplexität und den damit verbundenen Kosten nur grösseren Unternehmen vorbehalten.
Der Mensch im Fokus
Auch wenn der erste Gedanke beim Thema Digital Workplace immer der Cloud, den Anwendungen und der Datensicherheit gilt, steht auch – oder vor allem – bei der digitalen Transformation stets der Mensch im Fokus. Die innovativsten und modernsten Cloud-Lösungen führen ins Nichts, wenn die personelle Komponente nicht dazu passt. Der Digital Workplace ist geprägt von agilen Führungsmodellen, die auf Transparenz und Vertrauen basieren. Diese Transparenz betrifft auch das Verständnis und die vollständige Implementierung der modernen Arbeitsweise, die die Transformation zum Digital Workplace mit sich bringt – zuerst für die Führungskräfte und nicht zuletzt für die Mitarbeitenden. Zur Grundausstattung eines Digital Workplace zählt demnach auch ein grundlegendes Coaching aller Beteiligten von Beginn an. Das gesamte Team muss involviert und in der neuen Arbeitsweise geschult werden. Fachkundiges Personal sollte die Aufgabe übernehmen, nicht nur die Digital Natives, sondern auch ältere Generationen der Mitarbeitenden an das Thema Digital Workplace heranzuführen.
Mit BYOD und Co-Working zu einer neuen Führungskultur
Noch bevor bestehende und auch neue Mitarbeitende auf die moderne Arbeitsweise trainiert werden können, ist fast immer eine gewisse Zeit zur Eingewöhnung in die vom Unternehmen bereitgestellten Geräte notwendig. Gerade jetzt, da zudem immer mehr Digital Natives in den Arbeitsmarkt eintreten und auch am Arbeitsplatz die High-End-Geräte fordern, die sie aus ihrem Privatbereich gewohnt sind, können manche Firmen deren hohen Ansprüchen nicht mehr gerecht werden. Die Lösung für beide Probleme klingt einfach: Bring Your Own Device, kurz BYOD. Die Möglichkeit, mit den eigenen bevorzugten Geräten zu arbeiten, steigert insbesondere die Mitarbeiterzufriedenheit.
Nicht zuletzt gehört zu einem Digital Workplace auch eine zeitgemässe und angenehme Arbeitsatmosphäre mit der richtigen Ausstattung: Höhenverstellbare Bürotische, helle und moderne Arbeitsplatzumgebungen mit Rückzugsmöglichkeiten und Aufenthaltsbereichen schaffen eine produktive Arbeitsumgebung und machen den Digital Workplace natürlich auch in den eigenen Räumlichkeiten zum Erfolgsgarant. Als gute Alternative für den Firmensitz oder einfach nur als Ergänzung gilt heute das Co-Working. Firmen, die ihren Mitarbeitenden Co-Working ermöglichen, senden damit auch starke Signale aus, dass die Arbeits- und Führungskultur im Umbruch sind. Wurde das Arbeiten ausserhalb des Corporate Office bis vor kurzem noch von vielen Unternehmen lediglich toleriert, setzt die Option des Co-Working ein klares Zeichen Richtung Output-Orientierung – dies im Gegensatz zu einer präsenzorientierten Führungskultur. Dieses Signal wirkt sich unabhängig von der tatsächlichen Nutzung dieses Arbeitsszenarios sowohl auf aktuelle als auch potentielle Mitarbeitende aus. Es ist deshalb auch aus einer Employer-Branding-Perspektive von Bedeutung.
Wenn Sie den Sprung in die digitale Arbeitswelt wagen möchten, mehr zum Thema digitale Transformation wissen wollen oder an einer Optimierung Ihres Digital Workplace interessiert sind, kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne und stehen Ihnen mit Expertise und individuellen Lösungen beiseite.