Akten wälzen, Dokumenten-Dschungel, Papierkrieg, Berge aus Ordnern – die Treuhand-Branche ist zum Grossteil noch sehr papierlastig und schwerfällig aufgestellt. Nun entdecken immer mehr Treuhänder, welche Möglichkeiten und Vorteile ihnen die Digitalisierung bringen kann. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre analoge Arbeitsweise in nur vier Etappen digital transformieren.
Etappe 1: Erkennen Sie Ihre Möglichkeiten in der Treuhand-Branche!
Die Arbeit des Treuhänders wird sich mit der Zeit stark verändern. Laut einer Studie von bexio und Treuhand Suisse verbringen 60 % der Mitarbeitenden in der Treuhand-Branche noch heute einen Grossteil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten, ein Drittel von ihnen sogar mehr als die Hälfte ihrer Zeit. Pflege der Kundenkartei, Beantwortung von Klientenanfragen, langwierige analoge Kommunikation, Suche und Ablage von Dokumenten sowie Unterlagen – Tätigkeiten, deren Zeitaufwand ein digitales Treuhandbüro durch Automation deutlich minimieren und die gewonnene Zeit effizient für Beratung, Neukundengewinnung und Marketing nutzen kann. Die Digitalisierung bringt Ihnen damit einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihrer analogen Konkurrenz!
Etappe 2: Optimieren Sie Ihre Prozesse
Nicht nur die eigenen Geschäfte werden von der Transformation der Treuhand-Branche profitieren. Die Studie zeigt, dass sie auch ihren Mandanten zugutekommen wird: Aus Zeitmangel überprüfen beispielsweise derzeit weniger als 60 % der befragten Treuhänder mindestens einmal im Quartal die Liquidität ihrer Mandanten – mit fatalen Konsequenzen, denn 90 % der Konkurse resultieren aus Liquiditätsproblemen. Mit der durch die digitale Transformation gewonnen Zeit kann das Treuhand-Büro der Zukunft nicht nur seine ursprünglichen Aufgaben umfangreicher betreuen, sondern auch sein Spektrum erweitern: Der moderne Treuhänder ist Datenanalyst, Finanzberater und Sparringspartner in einem.
Etappe 3: Evaluation und Auswahl der Ausstattung
Die Erweiterung des Angebots und eine erfolgreiche Transformation ist jedoch nur mit der richtigen Ausrüstung möglich, was in diesem Fall die Ausstattung Ihres Unternehmens mit der entsprechenden Hardware, Software und den digitalen Hilfsmitteln entspricht. Nutzen Sie beispielsweise automatisierte Prozesse für elektronische Rechnungen, Mahnungen oder Auftragsbestätigungen. Eine ergänzende, digitale Signaturlösung ermöglicht Ihnen und Ihren Klienten eine effiziente und in Bezug auf den Prozess-Status jederzeit transparente Zusammenarbeit. Die bereits angesprochenen Aktenberge können durch CRM (Customer Relationship Management)-Software und einem modernen, digitalen Dokumenten-Management inklusive Archivlösung bewältigt werden. Letztere könnte dann auch den Klienten als Online-Archiv in einem Kunden-Portal zur Verfügung gestellt werden. Die besonders zeitfressende und wiederkehrende aber vor allem in der Treuhand-Branche umso wertvollere Kommunikation mit potentiellen Klienten (Information zu Preisen, Bürozeiten oder andere Auskünfte) lässt sich beispielsweise durch einen Chatbot oder einen FAQ-Teil auf der Webseite zufriedenstellend und effizient automatisieren.
Etappe 4: Strukturierte Umsetzung im Treuhand-Unternehmen
Die digitale Transformation betrifft jedoch nicht nur die Büro-Ausstattung, sondern auch Ihre Mitarbeitenden und Sie selbst. Da die personelle und technische Ebene vor allem in der Treuhand-Branche aber unmöglich getrennt voneinander zu behandeln sind, digitalisieren Sie Ihr Unternehmen unbedingt in allen Bereichen gleichzeitig. Mit der richtigen Digitalisierungsstrategie können Sie eine digitale Einheit aus Ihrem Team und dessen Ausrüstung aufbauen. Vergessen Sie dabei auch nicht die Ausbildung und Förderung der digitalen Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden, denn an ihnen liegt es schlussendlich, die neuen Systeme und Anwendungen anzunehmen und in ihre Arbeitsprozesse einzubinden.
Veränderungen sind zuerst oftmals eine Herausforderung – bringen jedoch stets neue Chancen und Möglichkeiten! Damit Ihr Treuhand-Unternehmen auch während Ihrer digitalen Transformation den Fokus auf das wesentliche Geschäft legen kann, beraten und unterstützen wir Sie gerne bei der Digitalisierung. Langjährige Erfahrung mit Kunden aus der Treuhand-Branche, unsere Spezialisierung auf Informationssicherheit und Datenschutz sowie moderne Lösungen aus der Public Cloud und unser Workshop-Angebot zum Digital Workplace machen uns zu einem zuverlässigen Guide auf Ihrem Weg zum digital erfolgreichen Unternehmen in der Treuhand-Branche.
