Im Zuge der digitalen Transformation von zuhause aus zu arbeiten ist inzwischen alltäglich, doch gewisse Situationen legen Mitarbeitenden und Entscheidungstragenden nach wie vor Stolpersteine in den Weg. Beispielsweise, wenn es darum geht, Dokumente zu unterschreiben oder eine Unterschrift einzuholen. Vor Ort im Büro ist das kein Problem, doch wie kann man digital und rechtsgültig ein Dokument unterschreiben?
Die digitale Unterschrift ist in vielen KMUs noch nicht angekommen, obwohl die Unterschrift vor allem für Unternehmen juristisch einen enorm hohen Stellenwert hat. Wir erklären, wie die digitale Signatur funktioniert, wie sicher sie ist und welche Vorteile sie bietet.
Digitale Unterschrift: Ein zu wenig genutztes Element der digitalen Transformation
Dokumente zu unterschreiben oder signieren zu lassen ist im Home Office eine mühsame Angelegenheit: Ausdrucken, kuvertieren, zur Post bringen, hin und her schicken zwischen den beteiligten Parteien, … Das alles ist natürlich verbunden mit Portokosten, vom Zeitaufwand ganz zu schweigen! Weitaus schneller und einfacher geht das mit der digitalen Unterschrift: Innert weniger Minuten können Verträge so abgeschlossen werden, im Gegensatz zu mehreren Tagen auf postalischem Weg.
Arbeitnehmer und Führungskräfte aus unterschiedlichsten Branchen schätzen die digitale Unterschrift daher als wesentliches Element erfolgreicher Digitalisierung. Digitale Signaturen helfen ausserdem effektiv dabei, Sicherheitslücken zu schliessen sowie Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität zu erhöhen – denn um eine normale handschriftliche Signatur zu kopieren, muss man nun wirklich kein Beltracchi sein.
Was ist eine digitale Unterschrift und wie sicher ist sie?
Die Begriffe „elektronische Signatur“ und „digitale Signatur“ werden oft synonym verwendet, bezeichnen aber eigentlich verschiedene Dinge. Beide Signaturarten werden online erstellt und auf digitalen Dokumenten angewendet. Allerdings können digitale Signaturen noch zusätzliche Sicherheit bieten, denn dabei wird mithilfe einer speziellen Technologie die Signatur verschlüsselt und die unterzeichnende Person authentifiziert. Dadurch ist die digitale Signatur extrem sicher.
Die digitale Unterschrift bringt nicht nur mehr Sicherheit, sondern kann auch mehr leisten als die herkömmliche Unterschrift. Sie dient gleichzeitig als Siegel und stellt sicher, dass Dokumente nach der Unterzeichnung nicht mehr abgeändert werden können. Die Unterschrift wäre dann nämlich nicht mehr gültig.
Unterschrift ist nicht gleich Unterschrift – juristisch gesehen
Das Schweizer Gesetz unterscheidet drei Stufen der digitalen Unterschrift:
- Einfache Signatur: Die Identität wird nicht überprüft. Die Signatur beweist nur, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde.
- Fortgeschrittene Signatur: Der Unterzeichnende muss mit einem Zertifikat identifizierbar sein. Viele Verträge können in der Schweiz damit rechtsgültig signiert werden.
- Qualifizierte Signatur: Die qualifizierte Signatur ist rechtlich der Unterschrift von Hand gleichgestellt. Nur anerkannte Anbieter dürfen das dazu notwendige Zertifikat ausstellen. In der Schweiz sind das die Swiss Sign Group, Swisscom Trust Services, Quovadis und das Bundesamt für Informatik.
Fünf klare Vorteile der digitalen Unterschrift
- Geschäfte schneller abwickeln, innerhalb weniger Klicks
Senden und unterschreiben Sie Verträge sicher und von praktisch jedem Gerät aus sowie in Echtzeit. - Effizienz steigern
Elektronische Signaturen eliminieren manuelle Aufgaben und erhöhen den Komfort für Ihre Kunden und Mitarbeitenden. Man kann komplette Vertrags-Vorlagen aufsetzen, Automatisierungen einrichten und hat einen sofortigen Einblick in den aktuellen Status. - Geld sparen & Umwelt schonen
Dank digitalen Unterschriften können sie Direktkosten senken und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden verbessern. Sie haben ausserdem weniger Papierverbrauch und sparen sich die traditionelle platzfressende Archivierungsaufbewahrung. - Geografische & zeitliche Flexibilität
Die digitale Unterschrift ist eine einfache und bewährte Lösung, um auch im Home Office Verträge rechtsgültig signieren zu können – jederzeit und überall. - Maximale Sicherheit & gesetzlich geregelte Standards
Der Empfänger des Dokuments, der Datei oder des Bildes kann den Absender dank digitaler Unterschrift zweifelsfrei identifizieren. Die so übertragenen Daten können nicht unbemerkt gefälscht werden – ein wesentlicher Vorteil gegenüber der Papierwelt: Es kann ein Zeitstempel auf dem Dokument angebracht werden, welcher vergleichbar ist mit dem Poststempel auf einem Brief. Zeitstempel beurkunden, dass ein Dokument zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt vorgelegt wurde. Ein weiterer juristischer Beweiswert wird so geschaffen.
Wollen auch Sie von den Vorteilen und der hohen Sicherheit der digitalen Signatur profitieren? Wir unterstützen und beraten Sie gerne bei der Umsetzung und Implementierung von digitalen Signaturen in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.