Microsoft Viva: Die Employee Experience Plattform

Wie sieht Ihr Arbeitsalltag aus? Vor allem wenn Sie digital, im Homeoffice oder Remote arbeiten, müssen Sie sich selbstständig strukturieren können, zuweilen Recherche betreiben und unter all den Meetings die wichtigsten To-Dos nicht vergessen. Darüber hinaus ist Weiterbildung ein essenzieller Aspekt der Arbeitswelt. Stetige Veränderungen in unserer digitalen Welt sorgen dafür, dass man sich nicht mehr gänzlich auf althergebrachtes Wissen verlassen kann. Immer mehr Unternehmen nutzen für Weiterbildungen und persönliche Weiterentwicklungen ihrer Mitarbeitenden sogenannte Employee Experience Plattformen (EXP). Mithilfe dieser Software können die Potenziale der Mitarbeitenden viel umfangreicher ausgeschöpft und der notwendige Wandel der Unternehmenskultur in unserer heutigen Zeit vorangebracht werden. Um das alles miteinander zu verbinden, hat Microsoft eine eigene digitale, ganzheitliche Employee Experience Platform auf den Markt gebracht: Microsoft Viva.

Microsoft Viva – was ist das genau?

Das ist die Viva-Plattform aus der Microsoft 356 Suite, welche für Unternehmen, insbesondere aber deren Mitarbeitende, geschaffen wurde. Hier werden Kommunikation, Wissen, Lernen, Ressourcen und Erkenntnisse miteinander vereint. Das integrierte System wendet sich somit direkt an die Bedürfnisse der Beschäftigten, stärkt ihre individuelle und berufliche Entwicklung und soll damit auch die Zufriedenheit verbessern.
Insbesondere im Zuge der Corona Pandemie ist immer mehr Firmen bewusst geworden, wie wichtig all diese Aspekte sind. Die Arbeitswelt kann kein ewiges “weiter so” bleiben, sondern muss sich weiterentwickeln mit neuen Perspektiven wie New Work.

Die Microsoft Suite machts möglich

Viva, die Employee Experience Plattform, ist offen und erweiterbar. Entsprechend gibt es stetige Neuentwicklungen für einzelne Toolkits und Module. Im Februar 2021 stellte Microsoft diese EXP vor, damals noch reduziert auf die vier Haupt-Features Insights, Topics, Learning und Connection. Mittlerweile gibt es noch Viva Goals und weitere Features sind nicht ausgeschlossen. Die Microsoft Viva Suite gibt es in Monats- und Jahresabonnements für einzelne Benutzer und Teams. Einige Apps wie Viva Connections sind auch vollständig in der Microsoft 365 Suite enthalten.

Connect: Viva und andere Microsoft Produkte

Damit diese neue Plattform von Microsoft ihr ganzes Potenzial ausschöpfen kann, lässt sie sich mit anderen Produkten der 365 Suite verknüpfen. Besonders wichtig: Microsoft SharePoint und Microsoft Teams. SharePoint ist eine webbasierte Anwendung für die Speicherung und Freigabe von Daten innerhalb eines Unternehmens. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogartikel: Microsoft SharePoint – Was Sie wissen müssen. Vor allem das Feature Viva Connections (siehe weiter unten) nutzt diese Verbindung ideal aus. Führungskräfte können dank der App beispielsweise eine Landingpage für Unternehmensnachrichten, HR-Formulare, relevante Apps oder IT-Hilfestellungen anbieten.

Microsoft Teams als DIE Chat- und (Video-)Telefonie-App von Microsoft bietet unglaublich viele Möglichkeiten Ihren digitalen Arbeitsalltag zu vereinfachen. Lesen Sie hier mehr zu den wichtigsten Features und Vorteilen. Alle nachfolgend beschriebenen Features lassen sich in MS Teams integrieren und sind somit von einem Ort aus erreichbar.

Die Top 4 Microsoft Viva Features

1. Viva Insights
2. Viva Topics
3. Viva Learning
4. Viva Connections

1. Viva Insights

Arbeitszeitoptimierung ist ein wichtiges Thema in Unternehmen. Sowohl im Büro als auch im Homeoffice gibt es Ablenkungen und manch einer hat Schwierigkeiten dabei, das Beste aus dem Arbeitstag herauszuholen.

Mit Viva Insights ist es möglich, Erkenntnisse zur Entwicklung besserer Arbeitsgewohnheiten wie die Wahrung der Fokuszeit für ein ungestörtes und individuelles Arbeiten zu gewährleisten. Diese Erkenntnisse werden gesammelt, indem die bereits vorhandenen Daten zu E-Mails, Besprechungen, Anrufen und Chats von Microsoft 365 zusammengefasst werden. Mit dem Tool können Sie persönliche Insights erhalten und durch KI-basierte Aufgabenvorschläge, Erinnerungen an 1:1 Besprechungen, sowie ähnliche Features die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen im Blick behalten und damit in Verbindung bleiben.

Ein weiteres Feature der Insights-App ist es, Zeitfenster zu blockieren und Fokuszeiten zu reservieren. Gelegentliche Atempausen sind ebenso wichtig! Legen Sie zwischendurch eine Pause ein – mit dem einminütigen “Pause-Feature” kann man innerhalb des Arbeitstages aktiv auf die eigenen Bedürfnisse hören und einmal durchatmen. Das lässt sich auch wunderbar mit geführten Meditationen von Headspace verbinden oder einstellbaren Frequenzen für die Selbstreflektion, in denen man den eigenen Gefühlszustand analysieren kann.

Feedback ist nicht nur für die eigene Person wichtig, sondern auch für Kolleginnen und Kollegen – senden Sie ein Lob an Ihre Teammitglieder über Microsoft Teams, entweder in einem Teams Kanal oder einem 1:1 Chat.

Viva Insights ist mit weiteren Microsoft Anwendungen wie Teams oder Microsoft To-Do verknüpft. So können Sie sich in der Insights App Ihre Aufgaben für den Tag anzeigen lassen und strukturierter arbeiten.

 

2. Viva Topics

Wussten Sie, dass man durchschnittlich 7 Wochen pro Jahr nach Informationen sucht? Vor allem neue Mitarbeitende einer Firma benötigen viel Zeit für Recherchen. Viva Topics unterstützt dabei, diese Zeit zu verringern. Das Tool verbindet künstliche Intelligenz mit menschlicher Expertise und organisiert unternehmensweite Inhalte sowie Fachwissen automatisch, z.B. zu laufenden Prozessen, verschiedenen Projekten, Produkten oder Ihrer Kundschaft.

Den Usern werden Themenkarten in Konversationen und Dokumenten in Microsoft 365 und MS Teams automatisch angezeigt, sodass eine lange Suche wegfällt. Hier vereinen sich Informationen aus Ihrem Unternehmen mit Drittanbieterdiensten wie Servicenow und Salesforce.

 

3. Viva Learning

Schaffen Sie einen zentralen Hub zum Lernen und zur Weiterbildung für Ihr Unternehmen mit Viva Learning. Auch in diesem Feature setzt Microsoft auf KI, um die richtigen Inhalte zur passenden Zeit zu empfehlen. Mit Viva Learning schaffen Sie eine aktive Lernkultur in Ihrem Unternehmen und sorgen dafür, dass Weiterbildung und Trainingskurse selbstverständlicher Teil des täglichen Arbeitens werden. In dem Feature können unternehmenseigene Lerninhalte eingefügt werden, ebenso wie Kurse von Drittanbietern wie LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Skillsoft, Cursea und anderen.

4. Viva Connections

Alles an einem Ort – darum geht es bei Viva Connections. Diese App unterstützt Sie dabei, alle internen Ressourcen Ihrer Organisation in Microsoft Teams zu integrieren, um so besser im Team zusammenarbeiten zu können. Vor allem der Einstieg in die digitale Arbeitswelt wird auf diesem Wege vereinfacht. Mitarbeitende finden dank Viva Connections kuratierte Inhalte, News aus dem eigenen Unternehmen, Richtlinien oder auch eine Übersicht der Unternehmensleistungen. Ein Wechsel zum Intranet ist nicht mehr nötig – Sie können alle relevanten Inhalte in MS Teams finden und danach suchen.

 

Finden Sie Ihren Flow

Das Konzept von Microsoft Viva ist zwar nicht neu, ist jedoch die verbesserte, digitale Variante anderer Projekte und damit ideal geeignet, um die Hürden der Remote-Arbeit zu überwinden. Insbesondere in der digitalisierten Arbeitswelt sind EXP hilfreich, neue Mitarbeitende einzuarbeiten, wichtige Informationen über kurze Wege und interne Kommunikation zu übermitteln, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten und eine Weiterbildungskultur zu etablieren. Auch die Verbindung mit häufig bereits im Unternehmen etablierten Microsoft Produkten, wie MS Teams, sind ein grosser Vorteil. Auf diese Art muss man nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln, sondern hat alles auf einen Blick. Die integrierte KI schlägt zusätzliche Inhalte zu bestehenden Unternehmensinformationen vor und erleichtert auf diesem Wege den Umgang mit Firmenwissen.

Microsoft Viva stellt die Mitarbeitenden ins Zentrum – die Plattform erleichtert es den Usern, einen Flow in ihrem Arbeitsalltag zu finden, sich selbst über ihre Tätigkeit hinweg nicht zu vergessen und einen guten Überblick über alles Wichtige zu behalten.

Sind Sie neugierig geworden? Wir von Dinotronic freuen uns, Sie zu diesen und weiteren Microsoft-Produkten beraten zu dürfen.