Die Organisation von Terminen kann sehr mühsam und zeitaufwändig sein. Oft bedarf es langer Wartezeiten am Telefon, aufwändigem Durchforschen von Terminkalendern oder dem Hin- und Herschicken von etlichen Terminvorschlägen per Mail, bevor es zu einer Terminfindung kommt. Ist diese Hürde geschafft, kommt es leider nicht selten zu Terminabsagen oder Verschiebungen, wodurch das ganze Prozedere noch einmal von vorne beginnt. Unter dem Strich geht für sämtliche beteiligten Parteien enorm viel Zeit verloren für eine eigentlich banale Sache – Zeit, die man sich mit einem geeigneten Werkzeug sparen könnte.
AUTOMATISCHE TERMINBUCHUNG MIT MICROSOFT BOOKINGS
Dürfen wir vorstellen? Microsoft bietet eine moderne Alternative zur aufwändigen, klassischen Terminplanung und sorgt gleichzeitig für den besseren Einsatz von Unternehmensressourcen: Microsoft Bookings. Es handelt sich um einen webbasierten Buchungskalender, der für Ihre Kunden als eine Art Selbstbedienungsportal für die Terminfindung, -buchung und -änderung dient.
Mit der entsprechenden Lizenz von Office 365 können Sie ganz einfach Ihre individuelle Bookings-Seite (=Buchungskalender) erstellen, veröffentlichen und direkt in Ihrem Geschäftsalltag einsetzen. Ihre Kontakte können danach den Kalender öffnen, sogleich eine Übersicht der Dienstleistungen sehen und selbstständig einen verfügbaren Termin buchen. Der Datenschutz ist dabei jederzeit gewährleistet, da nur die verfügbaren Zeiten angezeigt werden. Das Erfassen der Kalendereinträge wird im Hintergrund für alle Parteien automatisch durchgeführt und dank automatisierten Erinnerung-Mails gehen auch keine Termine mehr vergessen. So sparen Sie Zeit bei der Terminplanung, die Sie nun Ihrem Geschäft widmen können.
Der zusätzliche Vorteil: Die Buchungsseite ist nicht an Öffnungszeiten gebunden und ist stets verfügbar, um einen Termin oder eine Dienstleistung zu buchen, zu verschieben oder zu stornieren.
ZWEI PRAKTISCHE MÖGLICHKEITEN, WIE SIE MICROSOFT BOOKINGS FÜR IHR UNTERNEHMEN NUTZEN KÖNNEN
Anwendungsbeispiel 1: Einbindung auf der Webseite
Nutzen Sie Ihre Webseite, um Produkte oder Dienstleistungen zu vermarkten? Sind Sie daran interessiert, dass potenzielle Kunden mit Ihnen in Kontakt treten? Viele Webseiten nutzen hierfür Kontaktformulare oder platzieren nach Ihrem Angebot eine Ansprechperson mit Foto, E-Mail und Telefonnummer. Wir hätten hierfür eine attraktive Ergänzung: Warum nicht gleich die Möglichkeit bieten, selbständig einen Termin mit dem zuständigen Berater zu buchen?
So einfach funktioniert’s: Sobald Sie Ihren Buchungskalender mit den entsprechenden Dienstleistungen und Mitarbeitenden ergänzt und veröffentlicht haben, können Sie Microsoft Bookings via iFrame (Erklärung finden Sie weiter unten im Beitrag) direkt auf Ihrer Webseite einbinden.
Anwendungsbeispiel 2: Bookings in der Signatur
Wie erhalten Sie externe Anfragen? Findet Ihre Kommunikation auch noch hauptsächlich per E-Mail statt? Wie wäre es, wenn anstelle eines langen E-Mail-Dialogs gleich ein Termin vereinbart werden könnte? Einige Unternehmen nutzen ihre Signatur bereits, um für aktuelle Produkte-Kampagnen oder Aktionen zu werben. Hier könnten Sie gleich auch noch eine persönliche Beratung anbieten.
Dank Microsoft Bookings wird dies möglich: Binden Sie Ihren erstellten Buchungskalender mit einem eingebetteten Link direkt in Ihre E-Mailsignatur ein und bieten Ihren Kunden so eine weitere praktische Kontaktmöglichkeit.
Egal ob Sie Microsoft Bookings für die Terminfindung bei anstehenden Bewerbungsgesprächen, Kundenmeetings oder in Verbindung mit einer Kampagne nutzen wollen – das vielfältige Tool kann die Terminorganisation kleinerer und mittlerer KMU branchenunabhängig vereinfachen, bei denen regelmässige Kontakte und Meetings mit Kunden zum Geschäftsalltag gehören.
Noch unsicher, ob dieser Weg der richtige für Ihr KMU ist? Wir unterstützen und beraten Sie gerne – kontaktieren Sie uns oder buchen Sie direkt einen Online-Termin!
WIR ERKLÄREN IHNEN DIE ERSTEN SCHRITTE
Mit der entsprechenden Lizenz von Office 365 steht Ihnen Microsoft Bookings automatisch zur Verfügung und ist praktisch sofort einsatzbereit. Wenn Sie Microsoft Bookings vorher noch nie benutzt haben, melden Sie sich am einfachsten auf www.portal.office.com mit Ihrem bestehenden Microsoft Login an und suchen anschliessend nach der «Bookings»-Applikation. Das Icon bzw. Logo sieht wie folgt aus:
Klicken Sie auf das Logo und wählen Sie auf der erscheinenden Willkommens-Seite «Get it now» aus. Geben Sie Ihren Firmennamen sowie die Branche Ihres Geschäftes ein und klicken Sie auf weiter. Schon sind Sie auf der Startseite Ihres Kalenders und können nun alle Anpassungen vornehmen.
Startseite von Microsoft Bookings
Sie können jetzt Bookings für Ihr Unternehmen einrichten. Auf der Startseite werden Sie entweder anhand verschiedener Tutorials in Bookings eingeführt oder können selbstständig die Einrichtung des Kalenders fortsetzen. Wir empfehlen Ihnen wie folgt vorzugehen:
Hier geben Sie Informationen an, die später für die Kunden auf dem veröffentlichten Kalender ersichtlich sind. Diese Informationen umfassen einen (Firmen-)Namen, eine Adresse, eine Telefonnummer, eine Website-URL, eine URL für die Datenschutzrichtlinie, das Logo und die Geschäftszeiten.
Als zweiten Schritt können Sie verschiedene Dienstleistungen für potentielle oder bestehende Kunden definieren. Fügen Sie Ihre Dienste einzeln hinzu, legen einen Namen, eine Beschreibung, einen Standort (Online oder vor Ort), die Dauer und den Preis fest. Sie können auch bestimmen, ob Kunden zwischen Ihren Mitarbeitenden frei wählen können oder Mitarbeitende für bestimmte Dienste/Dienstleitungen einteilen.
Hier können Sie auch bestimmen, ob automatische Erinnerungen an alle Beteiligten versendet werden sollen. Sie können individuelle Pufferzeiten definieren, um die Buchungen zu steuern: z.B. die Buchung kann nicht in weniger als 12 Stunden vor dem Termin gesetzt werden und ist max. 3 Monate im Voraus buchbar.
Im Bereich «Mitarbeiter» können Sie Mitarbeitende und deren Kontaktangaben hinterlegen, verwalten und gleichzeitig definieren, zu welchen Tagen/Zeiten Interessenten Ihr Team buchen können.
Gut zu wissen: Obwohl Bookings ein Feature von Microsoft 365 ist, müssen nicht alle Mitarbeitenden ein Microsoft 365-Konto besitzen, sondern lediglich über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen, damit Sie Buchungen erhalten und Änderungen vornehmen können.
Auf der Seite “Buchung” können Sie festlegen, wie Ihre externe Buchungsseite für Aussenstehende aussieht. Nachdem Sie Ihre Buchungsseite angepasst haben, müssen Sie Ihren Kalender nur noch veröffentlichen und schon können Sie Microsoft Bookings ganz einfach in Ihrem Geschäftsalltag einsetzen.
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN ZU MICROSOT BOOKINGS
Welche Abonnements stellen Microsoft Bookings zur Verfügung?
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft Business A3-, A5-, E3- und E5-Kunden
- Buchungen sind auch in Office 365 möglich, das von 21Vianet betrieben wird.
Wie kann der Buchungskalender mit der Webseite verknüpft werden?
Das Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Buchungskalender über einen iFrame-Code in Ihre Website einzubetten. Der Link bzw. der Einbettungscode befindet sich in der Registerkarte «Buchungsseite» innerhalb des Bookings. Einfach kopieren und in Ihrer Webseite einpflegen – schon steht der Buchungskalender Online zur Verfügung!
Werden meine Kunden meinen persönlichen oder geschäftlichen Kalender sehen?
Nein. Ihre Kunden sehen nur den Buchungskalender, den Sie online veröffentlichen. Für jeden der verfügbar gestellten Dienste, können Sie Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Der Kunde sieht lediglich, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit für den ausgewählten Dienst zur Verfügung steht.
Können mehrere Buchungskalender mit demselben Microsoft 365-Konto erstellt werden?
Ja, Sie können mehrere Bookings-Kalender anlegen und verwalten, die den individuellen Zielen und Anwendungsfällen gerecht werden. Bookings lässt sich über zahlreiche Felder und Einstellungen ganz einfach an Kundenwünsche anpassen. Beispielsweise können Sie das Layout und die Informationen auf der Buchungsseite, Details zu Mitarbeitern und Terminen und die Art der Kommunikation festlegen oder Sie können auch eine einheitliche Buchungslösung im ganzen Unternehmen bestimmen. Bookings verfügt über flexible und personalisierbare Optionen, die auf die unterschiedlichen Planungsanforderungen von Abteilungen und Einzelpersonen zugeschnitten sind – ganz gleich, ob interne oder externe Termine gebucht werden.
Können auch Online-Besprechungen / Video-Konferenzen aufgesetzt werden?
Online-Besprechungen sind mit Bookings möglich, wenn Sie Microsoft Teams verwenden. Sie können Online-Besprechungen in Ihrem Buchungsformular aktivieren und gleich bestimmen, wie Sie den Online-Termin standardmässig durchführen möchten. Um an den Online-Besprechungen teilzunehmen, ist jedem neuen Termin ein eindeutiger Besprechungslink zugeordnet. Darüber hinaus sind in der Veranstaltung und in Bestätigungs-E-Mails einfache Beitrittsoptionen enthalten.
