Die digitale Arbeitswelt ist voll von fantastischen Tools, die Ihnen den Alltag leichter machen können. Ein gutes Beispiel ist Microsoft SharePoint – eine zentrale Plattform für die effiziente digitale Arbeit. Manchmal fällt es schwer, bei solch umfangreichen Tools den Überblick über all die Möglichkeiten zu behalten. Doch keine Sorge, wir erzählen Ihnen in diesem Beitrag nicht nur, worum es sich hierbei handelt, sondern erklären Ihnen auch Näheres zu den zahlreichen Funktionen und Werkzeugen zur Kollaboration. Lassen Sie uns einmal genauer anschauen, wie Sie SharePoint gewinnbringend für Ihr KMU nutzen können.
SharePoint vs. OneDrive for Business – welches Tool wofür nutzen?
Wer mit digitalen Tools arbeitet, für den sind Office 365 Programme wie SharePoint und OneDrive for Business gängige Begriffe. Doch was genau ist der Unterschied zwischen den beiden?
Beides sind Microsoft Apps und bieten die Möglichkeit, Dateien zu speichern und zu teilen. Der Hauptunterschied liegt jedoch in der Funktionalität und dem Einsatzbereich. Während OneDrive for Business ein persönlicher Cloud-Speicher ist, der für den individuellen Gebrauch gedacht ist, ist SharePoint eine Plattform zur Kooperation und Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens.
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente, Daten und Informationen in einer zentralen Cloud zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Durch die gemeinsame Arbeit auf einer Plattform können Prozesse innerhalb der KMU optimiert und vereinfacht werden. SharePoint bietet eine Vielzahl an Funktionen und Werkzeugen, um den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zu fördern. Eine ausführliche Beschreibung über alles, was Sie zur Microsoft App grundsätzlich wissen sollten, finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Ihre Vorteile mit Microsoft SharePoint
Für Ihr Business bietet die Microsoft App zahlreiche Möglichkeiten. Besonders praktisch: Sie ist flexibel und kann an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Mit dieser Dokumentenmanagement-System-Lösung (DMS Lösung) können Sie Dokumente und Informationen zentral speichern. Ideal für Remote-Arbeit und Teamwork im digitalen Arbeitsumfeld. Zudem gibt es eine umfangreiche Suchfunktion, die es ermöglicht, schnell und einfach auf Informationen zuzugreifen. Durch die Integration in andere Microsoft 365 Produkte wie Microsoft Teams oder Microsoft Office, wird die Kooperation innerhalb des Teams weiter optimiert.
Doch wann macht die Nutzung von SharePoint-Lösungen für Schweizer KMUs Sinn? In der Regel lohnt es sich für KMUs, wenn sie mit vielen Dokumenten arbeiten und diese zentral speichern möchten. Auch wenn das Unternehmen standortübergreifend tätig ist und eine einfache Zusammenarbeit benötigt, ist SharePoint eine sinnvolle Lösung.
Die zahlreichen Funktionen
Die Microsoft 365 App hat viele Funktionen für Ihr KMU zu bieten. Auf die folgenden werden wir in diesem Abschnitt ausführlicher eingehen:
- Sites
- Communities
- Content
- Search
- Composites
- Insights
1. Sites
Sites sind der Kern der Plattform. Sie sind ein Ort, an dem Teammitglieder Dokumente, Informationen und Ideen austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten können. Eine Site kann für ein bestimmtes Projekt, eine Abteilung oder eine Gruppe von Mitarbeitenden erstellt werden. Innerhalb der Site können User Dokumente hochladen, freigeben und gemeinsam bearbeiten. Es ist auch möglich, benutzerdefinierte Listen zu erstellen, die verschiedene Arten von Informationen verfolgen und organisieren, sowie Kalender, Aufgaben und Diskussionsforen. Durch die Verwendung von Sites werden Ihren Teams digitale Möglichkeiten gegeben, in einer zentralen Plattform gemeinsam an Projekten zu arbeiten.
2. Communities
SharePoint Communities bieten eine weitere Möglichkeit, um das Teamwork in Ihrem KMU zu fördern. Eine Community ist eine Variante von Site, die dazu dient, Wissen und Informationen innerhalb einer bestimmten Gruppe von Personen auszutauschen. Auch ein Chat, ähnlich zu Microsoft Teams kann integriert werden. Auf diese Art können Sie beispielsweise ein Expertennetzwerk, einen Vertriebskanal oder einen Produktionsprozess anlegen. Innerhalb der Community können User Fragen stellen, Erfahrungen teilen und Antworten auf gemeinsame Herausforderungen finden. Durch die Verwendung von Communities können neue Mitarbeitende besser eingearbeitet werden und alle haben die Möglichkeit Ihr Fachwissen zu erweitern und voneinander zu lernen. Das führt zu einem besseren Verständnis der eigenen Arbeit und einem höheren Qualitätsstandard.
3. Content
Die Content Management Funktion von SharePoint ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Plattform. Mit dieser Funktion kann ein Business Dokumente, Bilder, Videos und andere Arten von Inhalten in eine zentrale Cloud hochladen, organisieren und freigeben. Die Office 365 App bietet hierbei umfangreiche Tools zur Verwaltung von Inhalten, wie zum Beispiel Versionierung, Check-In/Check-Out und Freigabeworkflows. Durch die Verwendung von Content Management können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, da sie nicht mehr manuell nach bestimmten Inhalten suchen oder diese duplizieren müssen. Stattdessen können Sie die Vorteile einer zentralisierten Plattform nutzen, um ihre Inhalte zu organisieren und effizienter zu arbeiten.
4. Search
Die Suchfunktion von SharePoint ermöglicht es Usern, schnell und einfach nach Inhalten zu suchen. Mit der leistungsstarken Suchmaschine können Sie nicht nur nach Dokumenten und Informationen suchen, sondern auch nach Personen, Communities und Sites. Darüber hinaus gibt es erweiterte Filter- und Sortierungsoptionen, um die Suchergebnisse weiter zu verfeinern. Eine wichtige Komponente der Suche ist die Möglichkeit, auf Metadaten zuzugreifen, die automatisch generiert werden, um den Inhalt auf der Plattform zu organisieren und zu kennzeichnen. Dies erleichtert es Ihnen, relevante Inhalte schneller zu finden.
5. Composites
SharePoint Composites ist eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, individuelle Lösungen und Anwendungen auf Basis von vorhandenen Komponenten und Vorlagen zu erstellen, ohne dabei auf Entwickler angewiesen zu sein. Mithilfe von Composites können Nutzerinnen und Nutzer beispielsweise Workflow-Apps, Formulare und Dashboards erstellen. So können Sie in Ihrer KMU unkompliziert Ihre Geschäftsprozesse verwalten, automatisieren und optimieren. Diese Funktion bietet eine grosse Flexibilität und kann für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, wie beispielsweise für Bestellungen oder Rechnungen. Dank Composites können Sie schnell und effektiv auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren, dank der Möglichkeiten, Ihre SharePoint-Umgebung individuell anzupassen und zu erweitern.
6. Insights
Neben der täglichen operativen Arbeit ist es wichtig, dass Sie Ihre Geschäftsinformationen und Daten stets sammeln, analysieren und bei Bedarf präsentieren können. Insights bietet genau das: Hiermit können Sie Daten aus verschiedenen Quellen wie Excel, Access oder SQL Server importieren und in interaktiven Dashboards, Berichten und Diagrammen visualisieren. Die Dashboards können dann verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu überwachen, Trends zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit zur Zusammenarbeit und Freigabe von Berichten und Dashboards innerhalb des Unternehmens, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind und auf die gleichen Informationen zugreifen können – die integrierte Cloud macht es möglich. Durch die Verwendung von Insights können Sie Ihre Daten effektiver nutzen und fundierte Entscheidungen treffen, um Ihre Geschäftstätigkeiten zu verbessern und zu optimieren.
Nice to know: Weitere Highlights
Produktvarianten
Es gibt verschiedene Produktvarianten dieser Office 365 App, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Die bekanntesten Varianten sind SharePoint Online und SharePoint Server.
SharePoint Online ist Teil des Microsoft 365 Abonnements und bietet eine cloudbasierte Lösung, die online genutzt werden kann. Es eignet sich gut für KMU, die keine umfangreiche IT-Infrastruktur haben, da die Plattform von Microsoft gehostet wird und somit keine lokalen Server benötigt werden.
SharePoint Server ist eine On-Premise-Lösung, die auf den eigenen Servern des Unternehmens gehostet wird. Es bietet eine grössere Flexibilität und Kontrolle, aber erfordert auch eine umfangreichere IT-Infrastruktur und Wartung.
Weitere SharePoint-Lösungen umfassen SharePoint Foundation (kostenlose Basisversion), SharePoint Designer (zum Erstellen von Workflows) und SharePoint Workspace (zum Offline-Zugriff auf SharePoint-Inhalte).
Einbindung in den Windows-Explorer
Um die Microsoft Plattform in den Windows-Explorer einzubinden, gibt es verschiedene Möglichkeiten, je nachdem welche SharePoint- und Betriebssystem-Version Sie verwenden. Ein Weg ist, über den Internet Explorer auf die SharePoint-Website zuzugreifen und die Website in den Favoriten zu speichern. Danach können Sie den Windows-Explorer öffnen und den SharePoint-Ordner über den Link in den Favoriten öffnen. Alternativ können Sie die Plattform als Netzlaufwerk in den Windows-Explorer einbinden oder Ihre SharePoint-Dateien im Datei-Explorer speichern. Hierfür klicken Sie im SharePoint auf "In Datei-Explorer öffnen" und kopieren dann den Pfad der SharePoint-Bibliothek oder wählen einfach "Synchronisieren." Im Windows-Explorer klicken Sie anschliessend auf "Computer" und wählen "Netzlaufwerk verbinden" aus. Dort geben Sie den Pfad ein und folgen den weiteren Anweisungen im Assistenten. Nach der Einbindung erscheint der SharePoint-Ordner in Ihrem Windows-Explorer und Sie können auf die Inhalte zugreifen, als ob es ein lokaler Ordner wäre.
Fazit – Teamwork im digitalen Zeitalter
Erfolgreiche Zusammenarbeit in einem modernen Arbeitsumfeld erfordert effektive Kommunikation und den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen. Mit der Nutzung von SharePoint können Sie sicherstellen, dass Ihr Team stets auf dem aktuellen Stand ist und auch mobil arbeiten kann. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die zentrale Verwaltung von Dokumenten können Sie Zeit und Ressourcen sparen und die Produktivität steigern.
Wollen Sie erfahren, wie Sie diese Microsoft DMS Lösung in Ihrem Business implementieren und von den zahlreichen Vorteilen profitieren können? Kontaktieren Sie uns noch heute und lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft des modernen Arbeitsplatzes gestalten.
