Digital Workplace – Büro der Zukunft in der digitalen Arbeitswelt

Flexibilität und Mobilität sind heutige Attribute eines attraktiven Arbeitsplatzes mit starker Anziehungskraft für qualifizierte Fachkräfte. Davon wie auch vom Sparpotenzial einer Digital Workplace Strategie können heute auch KMUs profitieren.

Noch bis vor wenigen Monaten galt das Pult mit Stuhl und Telefon im Firmengebäude als feste Grösse im Büroalltag; von Flexibilität war in dieser starren Umgebung kaum etwas zu spüren. Mit der neusten Technik von heute wird der Arbeitsplatz zum Digital Workplace, an welchem Services, Tools und Informationen orts- und zeitungebunden zur Verfügung stehen. Das macht ihn – besonders für die stetig wachsende Zahl qualifizierter Digital Natives im erwerbsfähigen Alter – attraktiv und zukunftstauglich. Für diese extrem IT-affine Generation, und noch mehr für die künftigen, gehören ein flexibler Arbeitsplatz und eine IT-Infrastruktur auf dem jeweils neusten Stand der Entwicklung zum erwarteten Standard.

Heute schon arbeiten wie morgen

BYOD – Bring Your Own Device – ist das Arbeitsplatzmotto von heute und erfüllt mit der Möglichkeit, Betriebssystem-unabhängig von Mac, PC oder vom Tablet aus zu arbeiten, auch die Erwartungen der Mitarbeitenden von morgen. Unternehmen, die im digitalen Zeitalter an alten Strukturen festhalten, sind je länger je mehr die klaren Verlierer.

Wer auf eine Digital Workplace Strategie setzt, verschafft seinen Mitarbeitenden – und durch sie auch dem eigenen Unternehmen – zahlreiche Vorteile. Studien zeigen auf, dass 51 Prozent der Mitarbeitenden den Effekt, den ein digitaler Arbeitsplatz auf ihre Work-Life-Balance hat, als positiv wahrnehmen. Konkret beschreiben die Anwender diesen mit einem besseren Benutzergefühl und empfinden die Flexibilität sowie das dadurch freie Arbeiten als motivierend. Die Eigenverantwortung, welche die Mitarbeitenden durch die Autonomie über ihren Arbeitsplatz übernehmen, führt zu einem Zugewinn an Zeit. 67 Prozent der Befragten attestierten sich selber eine erhöhte Produktivität, bei 53 Prozent äusserte sich die Eigenverantwortung in einem verstärkten Mitarbeiterengagement. Weiter belegt die Studie, dass 43 Prozent der Unternehmen, die auf eine digitale Workplace Strategie setzen, ein markantes Umsatzwachstum verzeichnen.

Deshalb erstaunt nicht, dass bereits in jedem zweiten Schweizer Unternehmen die Umstellung auf einen digitalen und flexiblen Arbeitsplatz im Gang ist. 25 Prozent der Unternehmen befinden sich in der Evaluationsphase. Mit der Umstellung zielen diese Unternehmen bewusst auf eine erhöhte Mitarbeitermotivation und -produktivität sowie die langfristige Bindung von Fachkräften ab.

„Always-At-Work“ hat mehrfach Sparpotenzial

Damit ein Unternehmen von den Vorteilen digitaler Arbeitsplätze profitieren kann, müssen vor dem Strategiewechsel klare Ziele definiert werden. Konzentrieren sollte man sich bei der Umstellung zuerst auf die Arbeitsplätze der erfolgsrelevantesten Arbeitskräfte oder auf Teams wie dasjenige im Verkauf oder im Außendienst. Bestimmen Sie, welche Informationen, Werkzeuge und Applikationen benötigt werden und setzen Sie diese zentral ein. So, dass diese ganz nach dem Motto „Always-at-Work“ überall, jederzeit auf jedem Gerät verfügbar sind. Damit sparen Sie die hohen Kosten von On-Premise Lösungen im klein- und mittelständischen Segment ein. Genauso wie die BYOD-Firmenpolitik steckt auch in der Umstellung vom festen Computer-Arbeitsplatz zu einem mobilen Tool-Set – bestehend aus Smartphone, Laptop und Tablet – für alle oder ausgewählte Mitarbeitende enormes Sparpotenzial. Zu beachten sind dabei lediglich die höheren Lizenzkosten der anspruchsvolleren Software wie Office 365 und Salesforce oder File-Sharing-Tools wie Sharefile.

Im Endeffekt ergibt sich durch die Minimierung der meist hohen Raumkosten, des Wartungsaufwandes für Geräte und Hardware sowie der Servicekosten ein markantes Plus. Weiteres Sparpotenzial liegt in den Reisekosten. Denn durch digitale Kontaktsysteme, wie z.B. Skype for Business für Videokonferenzen, ergibt sich, weil weniger gereist werden muss, ein Mehrwert.

Digital Workplace für Ihr Unternehmen

Die Einführung des Digital Workplace ist unkompliziert. Unternehmen sollen ihre eigene Entwicklung in der digitalen Arbeitswelt proaktiv angehen und nicht darauf warten, dass Mitarbeiter dafür die Initiative ergreifen oder aufgrund der fehlenden Infrastruktur das Unternehmen gar verlassen. Auf dem Weg zu mutigen digitalen Lösungen sollen die eigenen Mitarbeitenden von Anfang an eingebunden werden. Denn dann kann sich eine aktive soziale und damit auch erfolgreiche Unternehmens-Community entwickeln.

Unsere Experten beraten und unterstützen Sie gerne in allen Angelegenheiten rund um den digitalen Arbeitsplatz. Kontaktieren Sie uns am besten noch heute unter 044 718 30 41 für weitere Informationen oder ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wenn Sie das ganze Thema gleich etwas praktischer angehen möchten, bieten wir Ihnen mit unseren regelmässigen Digital Workplace Workshops bei Microsoft Schweiz die perfekte Möglichkeit dazu. An diesen halbtägigen Workshops für Führungskräfte zeigen wir Ihnen nämlich, wie man heutzutage mithilfe von modernen Kollaborationstools sicher & effizient zusammenarbeitet und Sie erleben live, wie Microsoft den Wandel in eine digitale Arbeitswelt geschafft hat. Weitere Infos finden Sie unter www.dinotronic.ch/digitalworkplace.

24. September 2018 | Geschrieben von Edgar Golub