Digitalisierung und digitale Transformation

Digitalisierung und digitale Transformation: So gestalten KMU ihre Zukunft 

„Das haben wir schon immer so gemacht.“ War dieser Satz mal ein Zeichen von Erfahrung, so ist er heute ein Warnsignal. Denn die digitale Transformation ist schon längst in der Realität angekommen. Grosse Konzerne investieren schon seit Jahren in den digitalen Wandel. Doch gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, Schritt zu halten.  

Dabei birgt die Digitalisierung nicht nur Risiken, sondern vor allem grosse Chancen. Die möglichen Vorteile sind vielfältig und reichen von mehr Effizienz über flexible Arbeitsformen bis hin zu verbesserter Kundenbindung oder sogar neuen Geschäftsmodellen.  

Für KMU ist es essenziell, digitale Strukturen aufzubauen, um zukunftsfähig zu bleiben. Schliesslich sind technologische Sprünge oder auch Krisen ein steter Alltagsbegleiter. Doch wie kann das gelingen? Und welche Technologie ist der Schlüssel zur digitalen Transformation in KMU?  

Digitalisierung und digitale Transformation: Begriffsdefinition und Abgrenzung 

Digitalisierung und digitale Transformation sind nicht dasselbe. Eine Begriffsdefinition hilft, den Unterschied zu verstehen: 

• Was bedeutet Digitalisierung? Digitalisierung bezeichnet den Prozess, analoge Informationen in digitale Form zu überführen. Dazu zählt z. B. das Scannen von Dokumenten oder die Nutzung digitaler Tools zur Unterstützung bestehender Prozesse. 

• Was umfasst digitale Transformation? Digitale Transformation geht deutlich weiter: Sie beschreibt den tiefgreifenden Wandel von Geschäftsmodellen, Prozessen, Produkten und der Unternehmenskultur auf Basis digitaler Technologien. Es geht also nicht nur um neue Tools, sondern um ein ganzheitliches neues Denken.  

Viele KMU verwechseln Digitalisierung mit digitaler Transformation, dabei ist es essenziell, diese beiden Begriffe voneinander abzugrenzen. Wer nur bestehende Abläufe digitalisiert, schöpft nicht das volle Potenzial aus, das theoretisch in diesem Wandel steckt. Denn Transformation bedeutet, Prozesse zu hinterfragen, Kundenerlebnisse neu zu gestalten sowie das Unternehmen strategisch neu auszurichten und das alles auf Basis digitaler Möglichkeiten. 

Vor welchen Herausforderungen stehen KMU? 

Die Hürden, vor denen KMU stehen, sind vielfältig. Sowohl technologisch, organisatorisch als auch kulturell gibt es Stolpersteine. Dazu gehören veraltete IT-Strukturen, eine uneinheitliche Datenbasis oder unklare Verantwortlichkeiten, die die Transformation bremsen. Auch kulturell ist der Wandel anspruchsvoll, zum Beispiel wenn Mitarbeiter Angst vor Veränderungen haben oder die Führung keine digitale Vision vermittelt.  

Hinzu kommt der Ressourcenmangel, von dem KMU oft betroffen sind. Anders als Grossunternehmen haben sie oft keine Digital-Teams. Es fehlt an IT-Spezialisten, an Budgets für moderne Lösungen oder schlichtweg an Zeit, um sich intensiv mit Digitalisierung zu befassen. Die Folge ist eine fehlende Digitalstrategie, was zu Reibungsverlusten oder Insellösungen führt, die letztlich mehr schaden als nutzen. Prozesse werden dann zwar digitalisiert, aber nicht transformiert. Ein langfristiger Fahrplan ist notwendig, um zielgerichtet vorzugehen. 

Darüber hinaus herrscht eine Überforderung im Tool-Dschungel, denn der Markt bietet unzählige Softwarelösungen. Von CRM-Systemen über Projektmanagement-Tools bis hin zu KI-basierten Analyseplattformen haben Unternehmen die Qual der Wahl. Doch welche dieser Tools sind wirklich relevant?  

Ohne eine strategische Orientierung kann die Vielzahl an Tools eher verwirrend als wirklich hilfreich sein. Auch IT-Sicherheit und Datenschutz sind zentrale Erfolgsfaktoren der digitalen Transformation. Gerade KMU unterschätzen oft die Risiken, die von Cyberangriffen bis hin zu DSG-Verstössen reichen. Eine zukunftsfähige Digitalisierung braucht daher sichere Infrastrukturen, klare Zugriffsrechte und ein Grundverständnis für regulatorische Anforderungen.  

Neue Denkweise als Schlüssel zur Transformation 

Um die Transformation zu schaffen, ist eine neue Denkweise ein wichtiger Schlüssel. Dazu gehören mehrere Aspekte: 

• Das richtige „Digital Mindset“: Die Technologie ist nur das Werkzeug, die Grundlage zur Veränderung liegt im Mindset. Mit einem „Digital Mindset“ ist die Offenheit Veränderungen gegenüber gemeint, der Wille experimentierfreudig zu agieren und die Bereitschaft, Kunden ins Zentrum des Handelns zu stellen. Ohne Offenheit der Technologie gegenüber geht es nicht und Veränderung kann nur gelingen, wenn der Kopf dafür bereit ist. 

• Die Rolle von Führung und Unternehmenskultur: Führungskräfte sollten als Vorbilder agieren, wenn es um die digitale Transformation geht. Sie sollten Visionen vermitteln und den Wandel aktiv begleiten. Nur wenn die Unternehmenskultur auf Innovation, Lernen und Offenheit ausgerichtet ist, kann Transformation gelingen. 

• Mitarbeiter einbinden: Auch wenn der Wandel in der Chef-Etage beginnt, so sind die Mitarbeiter diejenigen, die ihn tragen. Daher ist es essenziell, sie frühzeitig einzubinden, ihre Ängste ernst zu nehmen und ihnen die nötigen Kompetenzen zu vermitteln. Schliesslich ist Change Management ein kritischer Erfolgsfaktor und mehr als nur ein netter Versuch.  

Der Managed Digital Workplace als Schlüsseltechnologie 

Mit einem Managed Digital Workplace kann die digitale Transformation für KMU gelingen. Bei einem Managed Digital Workplace handelt es sich um eine zentral verwaltete, cloudbasierte Arbeitsumgebung, die alle Tools, Daten und Sicherheitsmechanismen bereitstellt, die Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit benötigen. Dabei werden Kommunikations- und Kollaborationslösungen, der Zugriff auf Unternehmensanwendungen, Sicherheitsfeatures sowie die Geräteverwaltung in einem ganzheitlichen System kombiniert.  

Für KMU bietet diese Technologie zahlreiche Vorteile. Dazu gehören: 

• Sicherheit dank zentraler Updates, Zugriffskontrollen, Backup-Systemen und Sicherheitsrichtlinien. So werden sensible Daten zuverlässig geschützt. 

• Skalierbarkeit, da neue Mitarbeiter oder Standorte schnell integriert werden können. Für Unternehmen, die wachsen, ist diese Lösung daher ideal, da ihr System performant bleibt. 

• Effizienz, da Prozesse standardisiert werden, was die Produktivität steuert und den manuellen Aufwand reduziert. Auch IT-Ausfälle kommen seltener vor. 

• Mobilität, da Mitarbeiter von überall aus sicher arbeiten können. Das ist sowohl für hybride Arbeitsmodelle ideal als auch für Homeoffice-Lösungen.  

Da ein Managed Digital Workplace von einem spezialisierten Anbieter betreut wird, wird die interne IT von KMUs von operativen Aufgaben entlastet. Dadurch gewinnen sie Kapazitäten für strategische Themen und können sich auf andere Dinge konzentrieren.   

In fünf Schritten zur digitalen Transformation 

Den Weg zur digitalen Transformation können KMU in 5 Schritten beschreiten: 

1. Bestandsaufnahme & Zieldefinition 

Zu Beginn des Prozesses steht die Analyse und KMU müssen sich fragen: Wo stehen wir? Es gilt zu klären, welche Prozesse wie laufen und welche Schwachstellen es gibt. Auch welche digitalen Ziele das Unternehmen verfolgt, sollte festgehalten werden. Nur wer weiss, wo er steht und wo er hin will, kann eine passende Digitalstrategie entwickeln. 

2. Auswahl geeigneter Technologien und Tools 

Anschliessend werden basierend auf den Zielen geeignete Technologien identifiziert, die zur digitalen Transformation beitragen können. Von Kollaborationstools bis hin zu Automatisierungslösungen kann alles hilfreich sein. Wichtig ist, dass diese nicht isoliert eingeführt werden, sondern in ein ganzheitliches Konzept eingebettet sind. 

3. Schulung und Einbindung der Mitarbeiter 

Neue Tools nützen wenig, wenn sie nicht von den Mitarbeitern akzeptiert und verstanden werden. Deshalb sollten Schulungen frühzeitig starten und Mitarbeiter aktiv in den Auswahlprozess eingebunden werden. Das erhöht die Akzeptanz und perspektivisch somit auch die Produktivität. 

4. Prozesse neu denken und nicht einfach nur digitalisieren 

Ein Fehler, den Unternehmen häufig begehen, ist, analoge Prozesse einfach 1:1 zu digitalisieren. Dabei ist der Schlüssel zu einer gelungenen Transformation, dass bestehende Abläufe grundlegend hinterfragt werden und dann auch neu gestaltet werden können. Der Fokus sollte dabei auf Einfachheit und Effizienz liegen und den Nutzen für Kunden im Zentrum haben. 

5. Agil bleiben dank kontinuierlicher Weiterentwicklung 

Digitalisierung ist kein Projekt, das an einem bestimmten Tag abgeschlossen wird, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Neue Anforderungen, Technologien und Kundenbedürfnisse erfordern regelmässige Anpassungen und KMUs sollten bereit sein, sich agil, flexibel und fortlaufend weiterzuentwickeln.  

Digitale Resilienz als Wettbewerbsvorteil 

Indem Unternehmen sich digital strategisch aufstellen, profitieren sie von mehr Krisenfestigkeit aufgrund ihrer digitalen Infrastruktur. Schliesslich sind Cyberattacken oder Marktveränderungen keine Seltenheit und auch die globale Covid-19-Pandemie im Jahr 2020 hat gezeigt, wie schnell sich alles verändern kann. Unternehmen mit digitaler Infrastruktur können schneller reagieren, ihren Mitarbeitern Remote Work ermöglichen und sie haben die Möglichkeit, ihre Geschäftsmodelle flexibel anzupassen. Ein digital gut aufgestelltes KMU kann Mitarbeitern mehr Flexibilität bieten, mehr Effizienz im Arbeitsalltag erleben und dank digitaler Kanäle noch kundenzentrierter arbeiten. In einem volatilen Marktumfeld ist das ein entscheidender Vorteil.  

Die Rolle des Partners: Warum externe Unterstützung entscheidend ist 

Mit einem erfahrenen Partner an der Seite gelingt die digitale Transformation deutlich einfacher. Anbieter wie Dinotronic bringen nicht nur das nötige technische Know-how mit, sondern haben auch ein tiefes Verständnis für die Herausforderungen von KMU. Mit dem Managed Digital Workplace von Dinotronic erhalten Unternehmen eine sichere, skalierbare Plattform, die ihre Arbeit in neue Bahnen lenkt. Dinotronic begleitet Unternehmen ganzheitlich bei der Transformation, sowohl bei der initialen Analyse als auch bei der Implementierung in den Betrieb und darüber hinaus.  

Die Vorteile eines ganzheitlichen Service-Ansatzes liegen dabei auf der Hand. Kunden profitieren von Beratung und erhalten Unterstützung bei der Strategieentwicklung, der Technologieauswahl sowie Change Management. Auch die schnelle und reibungslose Einführung der Lösungen ist Teil der Leistung. Im laufenden Betrieb sorgen proaktive Überwachung, regelmässige Updates sowie ein 24/7-Support für Stabilität und Sicherheit. Mit regelmässigen Reviews, Schulungen und konstanter Weiterentwicklung wird ausserdem das kontinuierliche Wachstum gefördert.  

Fazit: Digitalisierung ist eine strategische Notwendigkeit 

Digitalisierung ist längst kein Experimentierfeld mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit für KMU, die langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen. Doch echte Transformation erfordert mehr als nur die entsprechende Technologie. Sie verlangt eine neue Denkweise, klar formulierte Ziele und darüber hinaus eine kompetente Begleitung.  

Ein Managed Digital Workplace kann zum Grundpfeiler der digitalen Infrastruktur werden. Mit ihm ist Arbeiten sicher, effizient und sorgt für mehr Wettbewerbsfähigkeit sowie Zukunftsträchtigkeit eines KMUs. Mit einem erfahrenen Partner wie Dinotronic können KMU ihre digitale Reise erfolgreich gestalten. 

Sind Sie bereit für den digitalen Wandel? Kontaktieren Sie uns und entdecken Sie, wie ein Managed Digital Workplace Ihr Unternehmen transformieren kann.