Microsoft Teams (abgekürzt auch MS Teams oder nur Teams genannt) ist, wie der Name bereits verrät, eine Plattform für Team-interne Kommunikation, welche viele Vorteile für Unternehmen bereithält. Die Software kombiniert Chat, Besprechungen, Kalender und Datenaustausch miteinander und erleichtert die Zusammenarbeit von KMU im Büro oder Home-Office. Bereits im letzten Jahr haben wir Ihnen erklärt, wie man 2021 mit Teams durchstartet und Ihnen neue Features von MS Teams vorgestellt, die Ihre Arbeit erleichtern können. Mehr dazu finden Sie im Microsoft Update vom Februar 2022. Hier möchten wir Ihnen eine umfassende Zusammenfassung dessen geben, was alles mit der Microsoft App möglich ist und warum diese auch für Ihr Schweizer Unternehmen von Vorteil ist.
Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams auf einen Blick
- Chat: Tauschen Sie sich mit einzelnen Personen oder ganzen Gruppen aus und nutzen Sie die Möglichkeit, innerhalb vom Chat Anrufe oder Online-Meetings zu starten.
- Teams: Gründen Sie Gruppen für die Projektarbeit der verschiedenen Teams innerhalb Ihres Unternehmens, mit der Option, auch externe Partner oder Kunden hinzuzufügen.
- Kalender: Verknüpfen Sie Ihren Outlook-Kalender mit Microsoft Teams und planen Sie unkompliziert Besprechungen.
- Anrufe: Starten Sie (Video-)Telefonate. In einem Verlauf können Sie alle Anrufe nachvollziehen und Kurzwahlen für Personen einstellen.
- Dateien: Tauschen Sie Dateien aus, arbeiten Sie in Echtzeit gemeinsam an Projekten und nutzen Sie die Dateifreigaben der Cloud, um Ihren Arbeitsalltag einfacher zu gestalten.
Einfache Kommunikation, egal von wo Sie arbeiten
In der Hauptfunktion ist Microsoft Teams eine Besprechungs-App für Ihr Team. Hier haben Sie einen zentralen Ort, an dem Sie die Zusammenarbeit verwalten können. Behalten Sie unter dem Menüpunkt “Aktivität” Ihren Feed im Blick – das bedeutet, dass Sie alle letzten Beiträge, Reaktionen und Anrufe in einer Übersicht haben. In Einzel- oder Gruppenchats können Sie sich stetig schnell und unkompliziert austauschen, Daten teilen oder aus dem Chat heraus einen Telefon- oder Videocall starten.
Der Name ist dabei Programm: Im Mittelpunkt stehen die “Teams”, also Arbeitsräume für ausgewählte Personen, welche gemeinsam an einem Projekt oder Thema arbeiten. Der grosse Vorteil: Sie haben sogar die Möglichkeit, externe Partner oder Kunden hinzuzufügen. Diese müssen nur ein Konto bei Microsoft haben und werden dann als Gäste mit beschränkten Rechten in Ihr Team eingefügt. So verhindern Sie ebenfalls eine unnötige Mail-Flut und können unkompliziert Gespräche nachvollziehen.
Microsoft Teams ist unglaublich flexibel und unabhängig vom Arbeitsort. Es verfügt nicht nur über eine leicht bedienbare Desktop-Version, sondern ist auch als Teams-App für das Smartphone und andere mobile Geräte angepasst. So können Sie auch von unterwegs mit Ihren Teamkolleginnen und -kollegen in Kontakt bleiben. In einem früheren Beitrag haben wir vier aktuelle Smartphone-Features von Teams für Sie aufgelistet.
Meetings, (Video-)Anrufe, Notizen – eine sichere App für alles
Sie wollen einen Termin für eine Online-Besprechung vereinbaren und haben mehrere Teammitglieder oder externe Teilnehmende? Nutzen Sie den Menüpunkt “Kalender” und planen Sie damit unkompliziert Besprechungen in- und extern. Den Kalender können Sie mit Ihrem Outlook-Kalender verknüpfen, wodurch Sie all Ihre Termine im Überblick haben. Noch ein Vorteil: Planen Sie direkt aus Outlook einen Termin für eine Besprechung und laden Sie alle Mitwirkenden ein.
Bei einer Videokonferenz verspricht Microsoft hohe Audio- und Videoqualität sowie höchste Sicherheitsansprüche. Durch die Team- und Organisationsübergreifende zweistufige Authentifizierung, welche benötigt wird, ist bereits eine gewisse Sicherheit gewährleistet. Darüber hinaus erzwingt die Software einmaliges Anmelden über Active Directory und die Verschlüsselung der übertragenen sowie der ruhenden Daten. Alle Dateien werden in SharePoint gespeichert und mit dem entsprechenden Mechanismus verschlüsselt. Sie haben zudem die Möglichkeit, Notizen über OneNote anzulegen, welche ebenfalls im System verschlüsselt sind.
Vorteile von Microsoft Teams auch für kleine Unternehmen
Arbeiten Sie als KMU und sind noch unsicher, ob Microsoft Teams wirklich auch für Ihr Business geeignet ist? Darauf haben wir eine einfache und eindeutige Antwort: Ja!
Auch bei einem kleineren Team ist es wichtig, schnell und unkompliziert kommunizieren zu können. Einer der grössten Vorteile von Microsoft Teams ist zudem, dass viele der Funktionen bereits in der kostenlosen Version verfügbar sind. Ihnen stehen beispielsweise bis zu 5 GB Cloud-Speicher pro Benutzer zur Verfügung, Sie können innerhalb Ihrer Teams unbegrenzt chatten, die Datenfreigabe und Aufgabenverteilungen anwenden sowie vieles mehr.
Nutzen Sie die Möglichkeit von Hybrid-Arbeit in Ihrem Unternehmen? Hybrid Work ist ein Zukunftsmodell für KMU und damit verbunden ist Microsoft Teams als Besprechungs-Tool sehr hilfreich. So erleichtern Sie die Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitenden, ganz egal, wo diese sich befinden.
Bei Dinotronic hat sich Microsoft Teams bewährt und wir sind begeistert von der Vielseitigkeit der Software. Unser Team gehört damit zu den Millionen von Nutzerinnen und Nutzern, welche im Business-Bereich auf dieses Tool umgestiegen sind. Flexibilität, Vielseitigkeit und Schnelligkeit werden mit dieser App eindeutig gefördert.
Wenn auch Sie in Ihrem Unternehmen Teams nutzen möchten, unterstützen wir Sie gern bei der Implementierung der Software sowie weiterer Office 365 Anwendungen oder der MS Teams Cloud-Telefonie.
