Neues Outlook vs. Klassisches Outlook

Chancen, Stolpersteine und wie Unternehmen den Umstieg meistern

Microsoft macht ernst: Das klassische Outlook wird abgelöst, das neue Outlook ist die Zukunft. Für Unternehmen bedeutet das, Veränderungen stehen an. Aber keine Sorge: Mit der richtigen Strategie wird der Wechsel nicht zum Risiko, sondern zur Chance für mehr Sicherheit, Produktivität und digitale Einfachheit.

In diesem Artikel zeigen wir, worauf es ankommt, welche Stolperfallen lauern und wie Sie Ihr Team erfolgreich durch den Wandel führen.

1. Funktionsumfang: Reduktion mit Perspektive

Das neue Outlook basiert auf der Web-Version (Outlook on the web) und bringt eine moderne, wartungsarme Architektur mit sich. Um diese Vereinheitlichung zu ermöglichen, hat Microsoft viele Legacy-Funktionen zunächst weggelassen.

Was bedeutet das konkret für Unternehmen?

• VBA-Makros, PST-Dateien, COM-Add-ins und Offline-Archive stehen aktuell nicht zur Verfügung.

• Nutzer:innen, die mit automatisierten Regeln, komplexen Mailflows oder individuell angepassten Plugins arbeiten, werden viele Funktionen vermissen.

• IMAP-Konten werden mittlerweile unterstützt, POP3-Konten hingegen nicht.

Unsere Einschätzung:
Für Unternehmen, die stark auf individuelle Erweiterungen oder lokal gespeicherte Daten setzen, ist ein direkter Umstieg aktuell noch nicht sinnvoll. Der funktionale Rückstand ist spürbar, wird aber kontinuierlich kleiner.

2. Integration in Microsoft 365: Ihr Plus für die Zukunft

Ein grosser Vorteil des neuen Outlook ist die tiefe, native Integration in die Microsoft 365-Welt, ganz ohne zusätzliche Add-ins oder Konfigurationen.

Das ist neu und besser integriert:

• Aufgaben und Termine aus To Do und Planner synchronisieren automatisch mit Posteingang und Kalender.

• Microsoft Teams-Meetings können ohne zusätzliche Plugins erstellt und verwaltet werden.

• Outlook wird zur Schaltstelle für Viva Insights, Erinnerungen, Besprechungsvorbereitung und kollaborative Arbeit.

• Loop-Komponenten lassen sich direkt in E-Mails einfügen und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten.

Vorteil für Unternehmen:
Wer bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeitet, profitiert von einem einheitlichen, vernetzten Arbeitsumfeld, weniger Konfiguration, weniger Schnittstellenpflege, mehr Effizienz.

3. Sicherheit: Moderne Standards serienmässig

Sicherheit ist einer der zentralen Gründe für den Umstieg. Das neue Outlook setzt konsequent auf moderne Cloud-Security-Standards und bringt Funktionen mit, die im klassischen Outlook nur eingeschränkt oder gar nicht verfügbar sind.

Was verbessert sich sicherheitstechnisch?

• Keine lokale Datenspeicherung: E-Mails, Anhänge und Kalenderdaten liegen ausschliesslich in der Cloud. Das reduziert das Risiko bei gestohlenen oder kompromittierten Endgeräten.

• Modern Authentication mit MFA, Conditional Access und rollenbasiertem Zugriff ist Standard.

• Compliance, DLP und eDiscovery lassen sich direkt über Microsoft 365 steuern – ohne zusätzliche GPOs oder lokale Richtlinien.

Risiken und Voraussetzungen:
Die starke Cloud-Orientierung erfordert ein stabiles Identity- und Access-Management. Offline-Arbeit ist nur eingeschränkt möglich, was beispielsweise auf Reisen zum Problem werden kann.

Fazit:
IT-Security- und Compliance-Teams profitieren enorm vorausgesetzt, die Microsoft 365-Architektur ist sauber implementiert. Mit unserem Managed Digital Workplace sind unsere Kunden dafür optimal vorbereitet.

4. Kompatibilität: Die grösste Hürde für viele Organisationen

Gerade in heterogenen oder regulierten Umgebungen können Kompatibilitätsprobleme den Wechsel erschweren.

Typische Stolpersteine in der Praxis:

• Add-ins oder Drittanbieter-Lösungen, die COM- oder VBA-basiert sind, funktionieren nicht.

• Unternehmen mit Exchange On-Premises oder hybriden Setups stossen an Grenzen, da viele Cloud-only-Funktionen fehlen.

• Archivierungs- oder Backup-Lösungen, die auf lokale Daten angewiesen sind, müssen umgestellt werden.

Fazit:
Eine strukturierte Vorab-Analyse ist Pflicht. Ohne Klarheit über Infrastruktur und Abhängigkeiten kann der Umstieg schnell teuer oder riskant werden.

5. Benutzererfahrung: Moderner, aber mit Lernkurve

Das neue Outlook bietet eine aufgeräumte, moderne Benutzeroberfläche, die sich am Web- und Mobil-Design orientiert. Für viele ein Fortschritt, für andere eine Umstellung.

Was ist anders?

• Keine klassischen Menüleisten oder Ribbons mehr

• Schlanke Sidebar-Navigation

• Fokus auf E-Mail, Kalender, Aufgaben statt überladene Menüs

• Stärkere Trennung zwischen Arbeitsbereichen

Folge für Unternehmen:
Nutzer:innen, die intensiv mit der klassischen Oberfläche gearbeitet haben (z. B. Sekretariate, Assistenzrollen, Projektkoordination), benötigen Zeit und Begleitung. Schulungen und „First Look“-Sessions helfen dabei, Akzeptanz und Sicherheit im Umgang mit der neuen Oberfläche zu fördern.

6. Empfehlung für Unternehmen: So gelingt die Umstellung

Ein erfolgreicher Umstieg auf das neue Outlook braucht einen durchdachten Plan. Unsere bewährte Vorgehensweise:

• Status-Quo analysieren: Welche Funktionen und Add-ins sind im Einsatz? Wie ist die Datenstruktur aufgebaut?

• Pilotphase starten: Eine Testgruppe definiert typische Anwendungsfälle, sammelt Feedback und deckt technische Hürden auf.

• Kommunikation und Change-Management vorbereiten: Mitarbeitende frühzeitig informieren, Vorteile erklären, Schulungen und Onboarding-Material bereitstellen.

• Rollout planen und umsetzen: Schrittweise Migration beginnend bei weniger komplexen Abteilungen. Eine Rückfallstrategie ist Pflicht.

• Nachbetreuung sicherstellen: Fragen zentral aufnehmen, Feedback systematisch nutzen und Verbesserungen einarbeiten.

Fazit: Outlook ändert sich: Unternehmen sollten mitziehen

Der Wechsel zum neuen Outlook ist kein kosmetisches Update, sondern Teil eines grösseren Paradigmenwechsels: mehr Cloud, mehr Integration, mehr Sicherheit.

Auch wenn noch nicht alle klassischen Funktionen verfügbar sind, ist die Richtung klar vorgegeben. Unternehmen, die jetzt strategisch planen, schaffen Klarheit, vermeiden Reibungsverluste und sichern die Akzeptanz der Nutzer:innen.

Bei Dinotronic begleiten wir Sie dabei, mit klarer Analyse, erprobter Methodik und einem sicheren Managed Workplace, der nicht nur technisch funktioniert, sondern ganzheitlich und menschlich ist.

Möchten Sie wissen, ob Ihr Unternehmen schon bereit für das neue Outlook ist?
Dann sprechen Sie uns an, gemeinsam gestalten wir den Umstieg sicher, strukturiert und stressfrei.